Phát triển hệ thống hỗ trợ vận hành lớp học và đặt lịch buổi học cho trung tâm luyện thi (Thoát ly Excel - DX)

Trước đây, các công việc hành chính như đặt lịch buổi học, quản lý số buổi đã học và tính học phí đều được xử lý thủ công bằng Excel. Khi trung tâm mở rộng ra nhiều lớp học, điều này gây áp lực công việc ngày càng lớn và phụ thuộc vào một số cá nhân nhất định. Hệ thống đặt lịch cũ và nghiệp vụ hiện tại bị tách rời, khiến học viên và phụ huynh khó xác định nên liên hệ qua kênh nào.

• Quản lý học viên và đặt lịch thủ công bằng Excel (rủi ro phụ thuộc cá nhân và sai sót)
• Sự phức tạp trong quản lý dữ liệu gốc buổi học (số buổi còn lại theo môn học × năm học × phân kỳ tháng)
• Khối lượng công việc hành chính như tính học phí, gửi thông báo học phí, xuất biên lai
• Nhu cầu tách biệt dữ liệu và vận hành theo từng lớp học (nhiều cơ sở)

Chúng tôi đã xây dựng một hệ thống hỗ trợ vận hành tích hợp các nghiệp vụ chính của lớp học, lấy đặt lịch buổi học làm trung tâm, đóng vai trò cổng thông tin duy nhất cho học viên và phụ huynh, qua đó thực hiện DX thoát khỏi việc xử lý thủ công bằng Excel. Hệ thống được xây dựng trên tiền đề di chuyển và hợp nhất từ hệ thống đặt lịch cũ, đồng thời hỗ trợ tách biệt dữ liệu theo từng lớp học (nhiều cơ sở).

• Đặt lịch buổi học: Đặt lịch dựa trên dữ liệu gốc buổi học (số buổi còn lại theo môn học × năm học × phân kỳ tháng), lọc theo tiết học (tiết 5–9) và tình trạng đặt lịch, hỗ trợ đặt lịch trước
• Lịch buổi học: Lịch tuần hiển thị rõ hạn đặt lịch
• Báo cáo buổi học: Danh sách báo cáo buổi học từ giảng viên, bao gồm điểm danh và hình thức buổi học
• Học phí: Tải PDF thông báo học phí và biên lai, hỗ trợ thanh toán (trích nợ tự động / chuyển khoản ngân hàng)
• Thông báo, đơn xin nghỉ và tin nhắn: Tập trung hóa thông báo từ lớp học và đơn xin nghỉ từ học viên
• Lịch sử đến/về và báo cáo học tập: Xem được từ hồ sơ học viên

Hạ tầng được xây dựng trên AWS, sử dụng PHP (Laravel) và MySQL. Chúng tôi tiếp tục hỗ trợ vận hành ổn định và mở rộng theo từng giai đoạn, bao gồm ánh xạ tên miền riêng và tên miền phụ theo từng lớp học, bắt đầu từ môi trường staging.

PHP ／ Laravel ／ MySQL ／ AWS

Institute of Kensu Education, thành lập năm 2003 (bắt đầu hoạt động từ năm 1997), là doanh nghiệp giáo dục có trụ sở tại thành phố Kokubunji, Tokyo, vận hành nhiều lớp học dưới thương hiệu "Kensukai Individual Tutoring School". Ngoài việc vận hành trung tâm luyện thi, doanh nghiệp còn triển khai nhiều mảng kinh doanh khác như phát triển hệ thống quản lý lớp học, thiết bị IoT giáo dục thế hệ mới và sản xuất tài liệu giảng dạy.

Trong dự án này, chúng tôi đã hỗ trợ tích hợp việc đặt lịch và quản lý học viên — vốn phân tán theo từng lớp học và xử lý thủ công bằng Excel — vào một cổng thông tin duy nhất, tạo môi trường để học viên và phụ huynh có thể hoàn tất mọi việc từ đặt lịch buổi học đến kiểm tra học phí chỉ tại một nơi.