Hệ thống này là hệ thống đào tạo và chia sẻ kiến thức do Rjuna và Miichisoft đồng phát triển. Dự án được thiết kế nhằm giúp tiết kiệm tới 80% thời gian đào tạo nhân viên mới và dễ dàng đo lường trình độ kỹ năng của từng nhân viên thông qua cơ chế chấm điểm, đánh giá linh hoạt.
Rjuna là doanh nghiệp Nhật Bản được thành lập vào năm 2015 chuyên đào tạo doanh nghiệp. Rjuna đã có kinh nghiệm đào tạo doanh nghiệp tại nhiều công ty lớn của Nhật Bản như TOSHIBA, TACHI-S,…
Bài toán khách hàng gặp phải?
Là một doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh, số lượng nhân sự tăng nhanh vì vậy bài toán đào tạo nhân sự mới trong doanh nghiệp được đưa lên hàng đầu. Mỗi nhân sự mới sẽ được đào tạo về luồng quy trình trong công ty và nghiệp vụ công việc, tuy nhiên nếu cứ mỗi người mới vào lại chỉ định 1 người đi đào tạo thì sẽ rất tốn thời gian và công sức. Ngoài ra việc đào tạo bằng con người sẽ khó để đảm bảo thông tin được truyền tải một cách đồng nhất giữa người này với người kia.
Bên cạnh đó, là một công ty chuyên về mảng đào tạo, giáo dục, việc tổ chức các khóa đào tạo khá thường xuyên, do vậy bộ phận đào tạo cần nắm bắt được nhu cầu, thống kê năng lực học, feedback về khóa học cũng như background từng người, level năng lực, giúp khách hàng có thể kịp thời đưa ra các chương trình đào tạo, training cần thiết. Tuy nhiên việc này nếu quản lý thủ công sẽ rất tốn thời gian và nguồn lực.
Vì vậy khách hàng mong muốn xây dựng một hệ thống có thể giải quyết 2 bài toán
- Nhân viên có thể tự chủ động học về quy trình và công việc hoặc những thông tin khác về khóa học đào tạo, thông qua việc hỏi đáp trực tuyến bằng cách đăng bài, nhân viên khác có thể comment, react, thả sao cho các câu trả lời chất lượng nhất
- Bộ phận Back-office của khách hàng có thể dễ dàng nắm bắt được feedback, background, trình độ và kỹ năng từng nhân sự từ đó kịp thời đưa ra các khóa training đào tạo cần thiết
Yêu cầu dự án
Hệ thống cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau
- Thông tin được sắp xếp một cách hợp lý. Nhân sự mới vào công ty, trước khi đặt công hỏi có thể tìm kiếm các câu hỏi liên quan trên hệ thống theo tag, chủ đề.
- Nhân sự tự do đặt câu hỏi trên hệ thống và sẽ có nhân sự khác trả lời. Có tính năng vote sao dành cho câu trả lời phù hợp và chính xác nhất
- Bộ phận Back Office nắm được tổng quan level skill của từng nhân sự trong công ty.
- Trong tương lai, thông qua việc phổ cập hệ thống này tới các doanh nghiệp khác, dữ liệu về skill, level của nhân sự trên hệ thống này sẽ được coi như một nguồn tham khảo uy tín và tin cậy dành cho phòng ban nhân sự.
2 lý do khách hàng lựa chọn Miichisoft
- Lý do 1:
Đề án nhanh và chi tiết rõ ràng ngay ở buổi demo đầu tiên. Miichisoft đưa ra được các tính năng giải quyết được bài toán của khách hàng.
- Lý do 2:
Đây là dự án xin tiền trợ cấp từ chính phủ. Vì vậy dự án có thời gian phát triển rất nghiêm ngặt, giới hạn thời gian chặt chẽ. Miichisoft đã đưa ra được kế hoạch thời gian phát triển phù hợp với quy định đối với các dự án xin tiền trợ cấp cùng mức chi phí phát triển phù hợp với khách hàng.
Giải pháp của Miichisoft
Để giải quyết bài toán tạo nền tảng chia sẻ kiến thức online nội bộ, Miichisoft đã tiến hành phát triển hệ thống có tính năng
- User có thể tạo bài post một cách linh hoạt, có thể comment, thả reaction, đánh giá sao cho những câu trả lời chất lượng.
- Hệ thống có tính năng chat 1:1, hỏi đáp trực tiếp giữa các user với nhau
- Tạo các forum trao đổi của những user cùng tham gia 1 khóa học
Đối với bài toán số 2 liên quan đến đánh giá năng lực nhân viên, Miichisoft thiết kế hệ thống có giao diện hiển thị Dashboard thống kê
- Tỷ lệ người đăng bài hàng tháng
- Thống kê ranking người nhận được nhiều sao, người đăng bài nhiều nhất
- Mỗi khi một khóa học được diễn ra thành công, nhân sự sẽ chia sẻ kiến thức trên hệ thống, bộ phận đào tạo có thể đánh giá được chất lượng chia sẻ, lượng tương tác trên bài viết để đánh giá khả năng tiếp nhận kiến thức mỗi nhân sự
- Tính năng tạo khảo sát, đánh giá để kịp thời thấu hiểu feedback phản ứng của nhân viên sau khi khóa học diễn ra và nắm bắt nhu cầu để tạo nên các chương trình training mới.
Kết quả dự án
Phát triển thành công dự án với mức độ hài lòng cao nhất của khách hàng và đưa vào hoạt động. Dự án đã giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm tới 80% thời gian và nhân lực trong việc thống kê trình độ năng lực cũng như đào tạo nhân sự mới. Qua đó tạo được hệ thống chia sẻ kiến thức nội bộ hữu ích cho các nhân sự trong doanh nghiệp
