Giải pháp phát triển2023.02.14Tác giả: Miichisoft

Các trường hợp thất bại thường gặp trong offshore development và nguyên nhân: Giới thiệu chi tiết bí quyết thành công

Vài năm trở lại đây, đại dịch đã làm thay đổi mạnh mẽ mô hình kinh doanh, kéo theo nhu cầu chuyển đổi số (DX) tăng cao. Trong bối cảnh đó, không chỉ doanh nghiệp IT mà cả doanh nghiệp ngoài ngành IT cũng muốn số hóa để cải thiện hiệu quả và mở rộng kinh doanh. Tuy nhiên, việc xây dựng bộ phận IT nội bộ đòi hỏi nhiều khó khăn và chi phí do thiếu hụt nhân lực IT. Vì vậy, xu hướng thuê ngoài ra nước ngoài, trong đó có Việt Nam, ngày càng phổ biến.

Miichisoft đã thực hiện offshore development hơn 5 năm. Lần này, chúng tôi tổng hợp các trường hợp thất bại thường gặp trong offshore development và nguyên nhân của chúng. Rất mong bài viết hữu ích với quý vị.

1. Offshore Development là gì?

"Offshore development" là phương thức phát triển trong đó công việc như xây dựng hệ thống thông tin, phần mềm hay hệ thống web được ủy thác, đặt hàng cho công ty phát triển ở nước ngoài hoặc công ty con ở nước ngoài. "Offshore" bắt nguồn từ "off" (rời khỏi) "shore" (bờ), từ đó mang nghĩa "nước ngoài".

Khi nhắc đến offshore development, nhiều người thường liên tưởng mạnh đến những lợi ích như "cắt giảm chi phí", "rút ngắn thời gian phát triển", "đảm bảo được kỹ sư giỏi".

Mặt khác, dù đã từng có kinh nghiệm offshore development hay chưa, nhiều người vẫn có không ít lo lắng, vấn đề và băn khoăn như "liệu giao tiếp có suôn sẻ không", "liệu có đảm bảo được chất lượng không".

Lần này, chúng tôi muốn giới thiệu những thách thức thường gặp trong offshore development, cùng với các biện pháp cải thiện và nỗ lực của chính công ty.

2. Nguyên nhân thất bại của Offshore Development

2.1. Thách thức thường gặp trong offshore development ①Rào cản ngôn ngữ:

Vì ủy thác cho công ty nước ngoài nên hoàn toàn có khả năng thông tin không được truyền đạt đầy đủ.

Nếu không có trình độ ngoại ngữ ở mức kinh doanh, chứ không chỉ dừng ở mức giao tiếp hằng ngày, những sắc thái tinh tế có thể không được truyền đạt và hệ thống có thể không đạt được như mong muốn.

Ngoài ra, cách làm phổ biến là định nghĩa yêu cầu ở phía Nhật Bản rồi dịch sang ngôn ngữ của bên offshore, và đây chính là nơi thường xảy ra vấn đề gọi là "lỗi thông số kỹ thuật" do dịch sai.

Đây không chỉ là vấn đề về kỹ năng của người dịch mà còn chịu ảnh hưởng từ tính mơ hồ đặc trưng của tiếng Nhật. Tiếng Nhật có xu hướng diễn đạt vòng vo, tránh nói thẳng. Đặc điểm này của tiếng Nhật có thể dẫn đến việc dịch thuật không chính xác và khiến dự án thất bại.

2.2. Thách thức thường gặp trong offshore development ②Khác biệt về quốc dân tính

Mỗi quốc gia có văn hóa và cách tư duy khác nhau. Ví dụ, ở Nhật Bản, "báo cáo - liên lạc - trao đổi" (hourensou) là điều hiển nhiên trong giới kinh doanh, nhưng điều đó không nhất thiết đúng ở các nước khác.

Việc thay đổi nội dung công việc hoặc quy trình mà không xác nhận trước với bên đặt hàng, dẫn đến phát sinh vấn đề về sau, là điều không hiếm gặp.

Với người Nhật, hạn chót là tuyệt đối — họ sẽ làm thêm giờ để hoàn thành đúng hạn, vì đó liên quan đến uy tín. Nhật Bản cũng có văn hóa chấp nhận làm thêm giờ và khó về sớm hơn cấp trên. Tuy nhiên, văn hóa đó chỉ có ở Nhật Bản và không áp dụng ở nước ngoài, nên cần ghi nhớ điều này từ trước.

2.3. Thách thức thường gặp trong offshore development ③Lo ngại về kỹ sư

Tất nhiên, có rất nhiều kỹ sư sở hữu kiến thức và kỹ năng kỹ thuật không thua kém gì Nhật Bản. Nhưng không phải kỹ sư nào cũng vậy, và việc khó xác nhận trước trình độ của từng kỹ sư trở thành một yếu tố gây lo lắng.

3. Cách giải quyết thách thức trong Offshore Development

Giải pháp cho offshore development

3.1. Chủ động giao tiếp

Ở Nhật Bản có tâm lý "không nói cũng hiểu", nhưng điều đó không đúng ở nước ngoài.

Hãy giao tiếp thật chi tiết, tỉ mỉ. Liên lạc thường xuyên, kiểm tra tiến độ định kỳ, và giải quyết sớm những hiểu lầm, trục trặc.

Giao tiếp chặt chẽ, thường xuyên cũng dần tạo dựng lòng tin. Như đã nói ở trên, tiếng Nhật mơ hồ và khó để người dịch truyền đạt rõ ràng. Chính vì đối phương là người nước ngoài, cần ý thức truyền đạt điều muốn nói một cách ngắn gọn, rõ ràng.

3.2. Những điều nên tìm hiểu về văn hóa của đối tác.

Tôn trọng văn hóa của đối phương là điều cơ bản trong giao tiếp. Hãy luôn ghi nhớ điều này khi triển khai offshore development.

Cần tổ chức họp khoảng 1 tiếng mỗi tuần để xác nhận dự án có đang tiến triển đúng lịch trình hay không. Nếu có nguy cơ chậm trễ, hãy giải quyết sớm.

3.3. Kiểm tra thành tích phát triển, trình độ kỹ sư

Dưới đây là những điểm cần lưu ý khi kiểm tra những điều này.

Có thành tích tương tự với nội dung muốn phát triển hay không.
Tốc độ phản hồi.
Có dễ giao tiếp thường ngày hay không.

Nếu có thành tích với yêu cầu tương tự, có thể xem là đã tích lũy được kiến thức phần nào và công việc sẽ tiến triển suôn sẻ. Phản hồi nhanh và thái độ chu đáo là điều kiện bắt buộc với bất kỳ công việc nào.

Một công ty phản hồi chậm ngay từ đầu thì không thể kỳ vọng sau này sẽ nhanh hơn.

*: Nếu có BrSE ở giữa, việc giao tiếp sẽ dễ dàng hơn.

Nếu bạn đang cân nhắc offshore development, chúng tôi cũng gợi ý bài viết này.

Tham khảo: 11 mẹo hữu ích khi sử dụng offshore development

4. Cách chọn đối tác offshoring tốt nhất

Thuê ngoài dịch vụ ra nước ngoài thì dễ, nhưng tìm được đối tác offshoring phù hợp lại khó. Vì doanh nghiệp muốn nhanh chóng gia nhập thị trường, nên chỉ dựa vào các câu chuyện thành công offshoring của doanh nghiệp khác là chưa đủ.

Dưới đây là một số gợi ý để tìm nhà cung cấp offshore phù hợp nhất với công ty bạn.

4.1. Tìm điểm đến yêu thích của bạn.

Bắt đầu bằng việc tìm địa điểm offshoring phù hợp với nhu cầu.

Ngoài Ấn Độ và Philippines, nhiều quốc gia offshore khác như Việt Nam, Malaysia cũng đang dần khẳng định uy tín và sức hút.

4.2. Chọn ít nhất 3 tổ chức chuyên về Business Process Offshoring (BPO)

Đừng chỉ dựa vào công ty BPO đầu tiên nghĩ đến hoặc dễ tìm nhất. Làm vậy sẽ khiến bạn không tận dụng tối đa được dịch vụ thuê ngoài.

Nên đưa ít nhất 3 doanh nghiệp BPO vào danh sách rút gọn, sau đó đánh giá dựa trên chất lượng, giá cả và hiệu quả.

4.3. Kiểm tra chất lượng và chi phí

Đối tác offshoring rẻ hơn không có nghĩa là bạn sẽ nhận được dịch vụ tốt nhất. Hãy kiểm tra một số đánh giá từ khách hàng trước đây để xem chi phí và dịch vụ của họ tương xứng thế nào với chất lượng công việc.

Bạn cũng có thể yêu cầu dùng thử miễn phí để xác định xem dịch vụ có đáp ứng được nhu cầu hay không.

Offshore development là biện pháp hữu ích để bù đắp tình trạng thiếu hụt nghiêm trọng kỹ sư IT tại Nhật Bản, nhưng rào cản nằm ở việc có thể giao tiếp suôn sẻ với đối tác thuê ngoài khác ngôn ngữ, văn hóa hay không. Để vượt qua rào cản ngôn ngữ và đảm bảo giao tiếp, cần có nhân sự như bridge system engineer. Khi có nhân sự như vậy, công việc thực thi cũng sẽ tiến triển suôn sẻ hơn.