Cách tiến hành cải thiện nghiệp vụ hướng tới chuyển đổi tổ chức | Miichisoft,.Jsc và Công ty Cổ phần Cải thiện Nghiệp vụ

Ở các phần trước, chúng tôi đã giải thích lý do tổ chức cần chuyển đổi để tồn tại trong thời đại hỗn loạn, và qua ví dụ tái thiết JAL sau phá sản, đã trình bày 3 năng lực cần thiết để trở thành tổ chức có sức bền như vậy. Ở phần cuối này, chúng tôi sẽ giải thích cụ thể cần những bước nào để xây dựng tổ chức có khả năng tồn tại.

Trước đây, chúng tôi có nói cải thiện nghiệp vụ (chủ yếu là hiệu suất hóa công việc) là phương tiện tạo nguồn lực con người và thời gian để tổ chức chịu đựng được thế giới thay đổi từng phút. Nhờ nguồn lực đó, doanh nghiệp có thể tập trung thay đổi nhận thức toàn tổ chức và cải cách văn hóa như trong ví dụ của JAL. Vậy nên tiến hành hiệu suất hóa công việc thế nào?

1. Rút ra vấn đề và giải pháp từ phân tích nghiệp vụ

Trước tiên, cần phân tích nghiệp vụ của hoạt động kinh doanh hiện tại. Cốt lõi của phân tích nghiệp vụ là nắm chi tiết cách hoạt động kinh doanh vận hành từ góc độ con người, vật chất, tiền bạc, nhưng quan trọng hơn là ngôn ngữ hóa vấn đề rút ra từ đó. Vì khi ngôn ngữ hóa được vấn đề, ta mới nghĩ được cách giải quyết.

Lấy ví dụ việc nắm bắt toàn bộ số ca nhiễm COVID gần đây từng gây xôn xao, vấn đề được chỉ ra là "cần báo cáo tên, ngày phát bệnh, thông tin liên lạc... của tất cả bệnh nhân lên trung tâm y tế công cộng", trong khi đó cũng có thông tin cho rằng hệ thống hỗ trợ nắm bắt và quản lý thông tin người nhiễm "HER-SYS" có quá nhiều mục cần nhập liệu, khiến công việc này tốn rất nhiều công sức.

Trong trường hợp này, có thể nghĩ ra 2 giải pháp: một là cách chính phủ đã áp dụng - "giới hạn chỉ báo cáo người từ 65 tuổi trở lên hoặc người cần nhập viện", hai là "cách giảm thiểu công sức nhập liệu". Vì việc nhập dữ liệu vào "HER-SYS" vốn không phải công việc mà cơ sở y tế nên tập trung, nên lý tưởng nhất là kết hợp cả "giới hạn chỉ báo cáo người từ 65 tuổi trở lên hoặc người cần nhập viện" và "giảm thiểu công sức nhập liệu" để giảm cả công sức lẫn thời gian. Việc giới hạn ở người từ 65 tuổi trở lên chỉ đơn giản là giảm số lượng nhập liệu, nên không cần chuẩn bị thêm thiết bị gì cho phần đó.

Vậy làm sao giảm công sức nhập liệu? Có thể đổi cách bệnh nhân điền tên, triệu chứng... sang nhập bằng smartphone, đọc dữ liệu IC từ thẻ My Number, hoặc nếu vẫn dùng giấy thì scan phiếu và số hóa dữ liệu tự động bằng OCR. Việc xét rào cản theo chế độ y tế, pháp luật nằm ngoài phạm vi bài này nên xin bỏ qua, nhưng nhờ công nghệ loại bỏ tối đa công sức nhập liệu, ta vẫn giữ được mục tiêu nắm số bệnh nhân trong khi giảm công sức, thời gian tối thiểu.

Trong ví dụ "nắm bắt toàn bộ số ca nhiễm COVID" vừa nêu, vấn đề là "số lượng nhập liệu quá nhiều" và "bản thân việc nhập liệu tốn thời gian và công sức", từ đó ta có thể vẽ ra hướng đi: giải quyết vấn đề đầu bằng "giới hạn nhập liệu ở người từ 65 tuổi trở lên hoặc người cần nhập viện", giải quyết vấn đề sau bằng "giảm thiểu công sức nhập liệu".

2. Giao tiếp với nhà cung cấp IT là rào cản lớn

Như vừa trình bày, để tạo ra nguồn lực con người và thời gian, cần phân tích nghiệp vụ để rút ra vấn đề và giải pháp từ tình hình mà doanh nghiệp đang đối mặt, và phần lớn giải pháp đó không thể thiếu việc sử dụng công nghệ.

Nói cách khác, quy trình cải thiện nghiệp vụ (chủ yếu là hiệu suất hóa công việc) phục vụ cho chuyển đổi tổ chức có thể tóm tắt đại khái như sau.

1. Phân tích nghiệp vụ của công ty mình
2. Xem xét vấn đề và giải pháp từ kết quả phân tích
3. Giải quyết vấn đề bằng công nghệ

Và phần 1., 2. ở trên là công việc của tư vấn viên cải thiện nghiệp vụ, còn phần 3. là công việc của nhà cung cấp IT như công ty phát triển hệ thống.

Tuy nhiên, giữa 1.2. và 3. nêu trên tồn tại một rào cản lớn.

Thông thường, 1.2. tương ứng với phần "xác định yêu cầu", còn 3. được thể hiện dưới dạng "phát triển hệ thống" hay "triển khai công cụ". Giữa "xác định yêu cầu" và "phát triển hệ thống" & "triển khai công cụ" tồn tại bước giao tiếp "doanh nghiệp là người dùng truyền đạt chính xác điều mình muốn, và nhà cung cấp IT hiểu đúng điều đó".

Nếu giao tiếp này thất bại, sẽ dẫn tới tình huống chức năng mong muốn không được đáp ứng, hoặc doanh nghiệp cứ phải tiếp tục trả phí cho công cụ không cần thiết. Để tránh tình huống đó, các doanh nghiệp lớn có xu hướng tự giữ kỹ sư trong nội bộ để triển khai lập kế hoạch và phát triển liền mạch, nhưng các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có tiềm lực tài chính đến mức đó chắc chắn sẽ gặp phải rào cản giao tiếp này.

Bản thân tác giả cũng đã có hơn 20 năm làm việc tại các công ty phát triển hệ thống, và đã chứng kiến không ít lần rào cản giao tiếp này khiến nghiệp vụ không được cải thiện dù đã triển khai hệ thống. Để phá vỡ tình trạng này, cần thiết phải có một người đóng vai trò cầu nối, hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp IT, cùng với người phụ trách phía doanh nghiệp làm rõ chi tiết mục tiêu, vấn đề, giải pháp từ góc độ cải thiện nghiệp vụ, để làm rõ việc xác định yêu cầu.

3. Tóm tắt

Tóm tắt nội dung "cải thiện nghiệp vụ" đã trình bày qua 3 kỳ như sau.

1. Mục tiêu cuối cùng của cải thiện nghiệp vụ là chuyển đổi thành tổ chức bền vững (có thể tồn tại trong thời đại thay đổi).
2. Để trở thành tổ chức có sức bền, cần phải cải cách văn hóa doanh nghiệp.
3. Cải cách văn hóa doanh nghiệp cần nguồn lực con người và thời gian.
4. Nguồn lực con người và thời gian có thể có được nhờ cải thiện nghiệp vụ (chủ yếu là hiệu suất hóa công việc).
5. Để tiến hành cải thiện nghiệp vụ (chủ yếu là hiệu suất hóa công việc), trước tiên cần rút ra vấn đề và giải pháp từ phân tích nghiệp vụ.
6. Công nghệ là điều cần thiết để giải quyết vấn đề.
7. Để triển khai công nghệ hiệu quả, cần giao tiếp chặt chẽ với nhà cung cấp IT.
8. Để giao tiếp chặt chẽ với nhà cung cấp IT, cần có người đóng vai trò cầu nối.

4. Cung cấp liền mạch từ xác định yêu cầu đến phát triển hệ thống

Công ty Cổ phần Cải thiện Nghiệp vụ mà tác giả làm đại diện sẽ hợp tác cùng Miichisoft để đóng vai trò cầu nối cho doanh nghiệp của quý vị. Nhờ sự kết hợp giữa Công ty Cổ phần Cải thiện Nghiệp vụ với vai trò tư vấn cải thiện nghiệp vụ và Miichisoft với vai trò nhà cung cấp IT, chúng tôi có thể cung cấp một hệ thống giá trị giúp tạo ra nguồn lực con người và thời gian, để doanh nghiệp của quý vị có thể tập trung vào việc cải cách văn hóa doanh nghiệp tiếp theo, và tin rằng doanh nghiệp có thể chuyển đổi thành tổ chức bền vững, tồn tại được trong thời đại thay đổi.

Liên hệ, tư vấn

※Thông tin liên hệ ghi tại đây

Liên hệ về vấn đề này

Miichisoft,.Jsc và Công ty Cổ phần Cải thiện Nghiệp vụ

Email: sales@miichisoft.com

TEL: (+81) 3-6555-3368