Giải pháp phát triển2023.03.29Tác giả: Miichisoft

[Mẫu RFP] RFP là gì? Giải thích cách viết và checklist

Hiểu cách tạo hồ sơ mời thầu (RFP) một cách hiệu quả là yếu tố thiết yếu để phát triển doanh nghiệp và tinh gọn dự án. Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết về cách viết hồ sơ mời thầu, hãy xem thông tin chi tiết tại đây.

1.　RFP (hồ sơ mời thầu) là gì

RFP (hồ sơ mời thầu) về cơ bản là thông báo cho biết một doanh nghiệp (hoặc cơ quan chính phủ) đang khởi động một dự án. Mục đích của thông báo này là để các nhà cung cấp biết có một dự án đang mở thầu. Bằng cách mời thầu từ nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể giảm chi phí và tìm được nhà cung cấp phù hợp nhất với công việc.

Việc nhận được hồ sơ dự thầu từ nhà cung cấp sớm cũng là yếu tố quan trọng để dự án khởi động đúng tiến độ.

2.　Cách viết RFP qua 10 bước

Sau khi đã hiểu tất cả các yếu tố cần có trong RFP, bạn đã sẵn sàng viết bản nháp đầu tiên! Các bước dưới đây sẽ giải thích cách xây dựng RFP từ đầu.

①　Nắm bắt nhu cầu

Một quy trình RFP thành công bắt đầu từ rất lâu trước khi bản nháp RFP được viết ra. Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước rất nhiều thông tin để thu thập đủ chi tiết cần thiết cho RFP.

Bước chuẩn bị này bao gồm việc thảo luận về mục tiêu, ngân sách, lịch trình dự án cũng như các ràng buộc hoặc mong muốn khác. Tất cả người ra quyết định và các bên liên quan cần tham gia vào những cuộc thảo luận này để đảm bảo mọi thông tin được đưa vào RFP đều chính xác.

②　Cung cấp thông tin nền

Việc cung cấp thông tin nền là điều quan trọng để nhà cung cấp tiềm năng hiểu được lịch sử của doanh nghiệp bạn. Thông tin nền nên bao gồm các dự án liên quan trong quá khứ. Ngoài ra, việc ghi rõ lý do tại sao bạn tâm huyết với dự án hiện tại, các chỉ số thành công bạn muốn đạt được, cùng những điểm khác mà nhà cung cấp nên biết cũng là điều nên làm.

Nếu không cung cấp đầy đủ thông tin nền, bạn có thể khiến nhà cung cấp hiểu sai về mục tiêu của doanh nghiệp, dẫn đến những hiểu lầm về sau.

③　Xây dựng tổng quan dự án

Phần quan trọng nhất trong RFP chính là mô tả dự án. Ấn tượng đầu tiên này sẽ thu hút sự quan tâm của những nhà cung cấp có thể đạt được mục tiêu chính, hoặc khiến những nhà cung cấp biết mình không phù hợp mất hứng thú.

Phần tổng quan dự án cần mô tả bức tranh toàn cảnh. Vấn đề là gì? Bạn đang muốn đạt được những cột mốc nào? Lịch trình sẽ như thế nào? Điều này giúp nhà cung cấp nắm được sơ bộ những gì bạn đang tìm kiếm và lý do vì sao.

④　Nêu tổng quan mục tiêu dự án

Sau khi đã viết phần mô tả tổng quát, bạn có thể trình bày chi tiết hơn về phạm vi dự án và những dịch vụ cụ thể cần thiết trong suốt quá trình. Ở phần này của RFP, càng ít chi tiết thì càng thiếu, mà càng nhiều cũng chưa chắc đã đủ.

Hãy viết mục tiêu và nhu cầu của dự án càng cụ thể càng tốt. Điều này giúp nhà cung cấp dễ dàng đánh giá mức độ phù hợp của họ với dịch vụ.

Ví dụ, nếu phần tổng quan ghi rằng “dự án phải hoàn thành trong 3 tháng”, thì ở phần chi tiết này, bạn nên mô tả cụ thể những gì bạn mong muốn đạt được trong từng tuần của quá trình thực hiện.

⑤　Trình bày ngân sách rõ ràng

Việc cung cấp thông tin ngân sách rộng rãi, trung thực sẽ giúp bạn tiếp tục thu hút những nhà cung cấp phù hợp với dự án. Nếu ngân sách chưa rõ ràng hoặc vẫn còn có thể thương lượng, hãy cho nhà cung cấp biết điều đó. Bạn cũng có thể hỏi ý kiến của họ về chi phí dự kiến cho dự án.

⑥　Nêu rõ những lo ngại tiềm ẩn

Việc mô tả những gì bạn muốn đạt được rất quan trọng, nhưng việc liệt kê những vấn đề có thể xảy ra cũng quan trọng không kém.

Tất nhiên, sự việc luôn có thể xảy ra và không phải mọi thứ đều dự đoán được. Nhưng nếu bạn đã biết trước một số vấn đề đáng lo ngại, hãy chắc chắn mô tả chi tiết để nhà cung cấp biết cần chuẩn bị gì. Nếu không, những trở ngại lớn hơn có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, khiến nhà cung cấp ngày càng bức xúc.

⑦　Xác định thông tin nhà cung cấp cần

Nếu bạn muốn người phản hồi cung cấp các sản phẩm bàn giao cụ thể, hãy nhớ bổ sung vào! Những nội dung này có thể bao gồm portfolio công việc, case study hoặc ý kiến giới thiệu từ khách hàng trước đây. Bạn cũng có thể yêu cầu nhà cung cấp phác thảo sơ bộ quy trình làm việc dự kiến khi triển khai dự án.

Ngoài ra, bạn cũng cần mô tả rõ cách bạn muốn nhận phản hồi RFP, bao gồm nơi gửi phản hồi và định dạng nhà cung cấp cần sử dụng. Việc đặt ra thời hạn cũng rất quan trọng để nhà cung cấp biết khi nào cần phản hồi.

⑧　Ghi rõ thông tin liên hệ

Tài liệu RFP sẽ không có ích nếu nhà cung cấp không thể phản hồi. Hãy ghi đầy đủ mọi thông tin liên hệ như email, số điện thoại,… để các nhà cung cấp tiềm năng có thể liên hệ khi có câu hỏi hoặc thắc mắc về RFP.

Thông tin liên hệ nên là của quản lý dự án hoặc người phụ trách giám sát dự án.

⑨　Cung cấp tiêu chí đánh giá

Nhiều doanh nghiệp có thể không nghĩ đến việc đưa tiêu chí đánh giá vào RFP. Có lẽ vì đây là phần khó đạt được sự đồng thuận nhất trong nội bộ.

Bạn đang tìm nhà cung cấp có chứng chỉ, năng lực cụ thể nào đó? Bạn đang tìm nhà cung cấp dịch vụ có thể xử lý đa nhiệm với các dự án phức tạp?

Truyền đạt chính xác cách bạn sẽ lựa chọn nhà cung cấp sẽ giúp họ có cơ sở để đánh giá xem mình có đáp ứng được tiêu chí hay không. Nhờ đó, hồ sơ dự thầu được gửi lên cũng sẽ chất lượng hơn.

⑩　Câu hỏi

Việc đưa mọi câu hỏi liên quan đến dự án vào RFP là điều hữu ích. Nhà cung cấp nghĩ dự án này sẽ tốn bao nhiêu chi phí? Bạn muốn biết liệu họ có thể hoàn thành mọi thứ trong 4 tháng thay vì 6 tháng hay không? Hãy đặt trước những câu hỏi kiểu này trong RFP. Biết đâu bạn sẽ tìm được nhà cung cấp hoàn hảo có sẵn mọi câu trả lời bạn cần.

3.　Có nên tạo RFP không?

Có thể bạn đang thắc mắc liệu việc tạo RFP có phải là điều đúng đắn cho bạn và doanh nghiệp của bạn hay không.

Không phải dự án nào cũng cần RFP, nhưng một số dự án cần trải qua quy trình mời thầu này để thành công. Những dự án như vậy thường phức tạp và đòi hỏi một mức kỹ năng nhất định để hoàn thành. Quy trình này giúp bạn thu hẹp danh sách nhà cung cấp và so sánh họ một cách khách quan.

RFP mang lại cho những nhà cung cấp phù hợp cơ hội xây dựng một đề xuất mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn. Cũng như mọi việc khác, quy trình RFP có cả ưu điểm và nhược điểm.

Doanh nghiệp cần cân nhắc những ưu, nhược điểm này khi quyết định có nên tạo RFP cho dự án của mình hay không.

Tham khảo:

4. 　Tổng kết

RFP càng tốt, nhà cung cấp càng có thể gửi cho bạn những đề xuất tốt hơn. Hãy nhớ rằng nếu bạn không thể mô tả rõ những gì mình muốn, nhà cung cấp cũng khó có thể mô tả giải pháp theo cách khiến bạn chấp nhận được.

Việc trình bày rõ ràng, súc tích các yêu cầu, lịch trình, kỳ vọng và tiêu chí đánh giá ngay từ đầu sẽ giúp có được phản hồi hiệu quả nhất (với giả định bạn đã liên hệ đúng nhà cung cấp).

Vì vậy, điều quan trọng là đảm bảo RFP của bạn rõ ràng, súc tích và nắm bắt được những chi tiết quan trọng về nhu cầu của bạn, giúp bạn tìm được đối tác phù hợp nhất cho dự án của mình.

#要件定義

← Về danh sách Blog