Sự khác biệt giữa RFI và RFP, giải thích dễ hiểu

Hiểu rõ sự khác biệt giữa RFI và RFP có thể giúp bạn cải thiện kết quả sourcing. Hướng dẫn này sẽ giải thích khi nào nên dùng loại nào.

Khi nắm được sự khác biệt và tình huống phù hợp nhất để sử dụng từng loại, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả hơn khi mua sắm sản phẩm hoặc dịch vụ cho tổ chức của mình.

1. RFI và RFP là gì?

1.1 RFI là gì?

RFI là viết tắt của "Request For Information" (yêu cầu cung cấp thông tin). Đây là một yêu cầu chung gửi đến nhà cung cấp để tìm hiểu chi tiết hơn về dịch vụ, chức năng, và năng lực tiềm năng của họ. RFI là bước đánh giá sơ bộ nhằm thu thập thông tin về sản phẩm và tính năng.

RFI không hỏi cụ thể về mức giá hay gói dịch vụ nào, mà dùng để thu thập thông tin về các nhà cung cấp tiềm năng đáp ứng được yêu cầu sơ bộ của việc mua sắm. Mục đích của RFI là tiến hành nghiên cứu và xây dựng kế hoạch để đáp ứng mục tiêu, thách thức kinh doanh.

Do đó, RFI cần bao gồm những nội dung sau.

• Mục lục
• Phần giới thiệu và mục đích của RFI
• Giải thích về phạm vi của RFI
• Từ viết tắt và thuật ngữ sử dụng trong tài liệu RFI (nên dùng thuật ngữ chuẩn của ngành để nhà cung cấp dễ nhận biết)
• Mẫu điền sẵn (giúp việc so sánh nhà cung cấp dễ dàng hơn)
• Chi tiết về bước tiếp theo, là RFP (yêu cầu đề xuất) hoặc RFQ (yêu cầu báo giá)

Mục đích khi bắt đầu quy trình RFI là cân nhắc nhiều lựa chọn trước khi quyết định chọn một nhà cung cấp duy nhất.

Ngoài ra, việc thực hiện quy trình RFI giúp nhà cung cấp biết rằng quy trình đấu thầu là công bằng. Nếu một công ty được mời tham gia đấu thầu nhưng thực tế không có khả năng trúng thầu, nhà cung cấp sẽ nhận ra điều đó, và cuối cùng số lượng tham gia sẽ giảm.

1.2 RFP là gì?

RFP là viết tắt của "Request for Proposal" (yêu cầu đề xuất). RFP là tài liệu kinh doanh dùng để công bố một dự án, mô tả nội dung dự án, và mời các nhà thầu đủ điều kiện tham gia đấu thầu để hoàn thành dự án đó.

Hầu hết các tổ chức đều ưu tiên dùng RFP để khởi động dự án, và nhiều cơ quan chính phủ cũng luôn sử dụng RFP.

Tài liệu RFP cần bao gồm những nội dung sau.

• Mục lục
• Thỏa thuận bảo mật hoặc không tiết lộ thông tin
• Thông tin cơ bản về khách hàng và quy trình
• Phạm vi và quy mô dự án
• Lịch trình đề xuất
• Thông tin thiết kế chi tiết và yêu cầu
• Yêu cầu thương mại
• Ngân sách được phân bổ
• Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
• Cách thức nộp hồ sơ

Việc chuẩn bị RFP thật kỹ lưỡng rất quan trọng, vì dành thời gian ở giai đoạn này sẽ giúp nhận được phản hồi tốt hơn. Nhiều doanh nghiệp thường tổ chức buổi giải thích trước, để trình bày với nhà cung cấp và trả lời câu hỏi của họ.

2. Lợi ích của RFI và RFP

2.1 Lợi ích của RFI

Việc dành thời gian soạn RFI có thể cảm thấy là một gánh nặng, nhưng về lâu dài, nó có thể tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí, như một hình thức kiểm soát rủi ro. Bắt đầu quy trình RFI mang lại một số lợi ích.

• Có cơ hội hiểu rõ thị trường
• Có cơ hội hiểu rõ thị trường, và biết được nhà cung cấp nào thực sự nghiêm túc với công ty bạn
• Nắm được tổng quan về các sản phẩm cạnh tranh
• Thu thập thông tin sản phẩm để đưa ra yêu cầu thực tế trong RFP/RFQ
• Lập danh sách nhà cung cấp muốn mời tham gia RFP hoặc RFQ
• Và tất nhiên là bắt đầu được quy trình RFI

2.2 Lợi ích của RFP

Nhược điểm lớn của RFP là nó có thể khiến các nhà cung cấp tiềm năng tốt e ngại tham gia, vì họ cho rằng rủi ro cao và tỷ lệ trúng thầu thấp.

Một nhược điểm khác là, dù quy trình RFP rút ngắn đáng kể thời gian tập hợp nhà cung cấp, nó vẫn có thể bị xem là hệ thống làm suy yếu tính cạnh tranh, vì chỉ mời một số lượng nhà thầu nhất định.

Cuối cùng, RFP cũng tốn kém chi phí, thời gian, và có thể phát sinh thủ tục hành chính rườm rà. Tuy vậy, lợi ích vẫn vượt trội hơn nhược điểm.

3. Nhược điểm của RFI và RFP

3.1 Nhược điểm của RFI

Có một số lý do khiến bạn muốn triển khai quy trình RFP.

• Để thông báo cho nhà cung cấp về ý định mua một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.
• Để nhận hồ sơ chính thức từ các nhà cung cấp đã chọn, giúp so sánh các đề xuất.
• Để chứng minh rằng bạn đang thực hiện một quy trình chính thức, công bằng, không thiên vị nhà cung cấp nào.

Tuy nhiên, cũng có một vài nhược điểm.

3.2 Nhược điểm của RFP

Nhược điểm lớn khi bắt đầu quy trình RFI là nhà cung cấp có thể cho rằng khách hàng tiềm năng chưa thực sự nghiêm túc, và trong trường hợp đó, họ có thể phản hồi qua loa — chỉ gửi bảng giá tiêu chuẩn và tài liệu quảng cáo (thông tin vốn dễ tìm thấy trên mạng), mà không chú ý đến nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Ngoài ra, nhà cung cấp cũng có thể không gửi bất kỳ thông tin nào nếu không xác nhận được cam kết thực sự từ bên mua. Việc viết một phản hồi có cấu trúc tốn cả thời gian lẫn tiền bạc, nên cũng dễ hiểu khi một số nhà cung cấp không muốn làm điều đó nếu không bắt buộc.

Ngoài ra, "cam kết thực sự" là gì cũng khó định nghĩa, vì mỗi doanh nghiệp mỗi khác. Vì vậy, một số công ty thích bỏ qua RFI để đi thẳng vào RFP hoặc RFQ.

Bên cạnh đó, thực hiện RFI cũng kéo dài quy trình mua sắm, vì cần thêm thời gian để xem xét phản hồi RFI. Tuy nhiên, nếu bỏ qua RFI, một số nhà cung cấp có thể cảm thấy bị bất lợi hơn so với những nhà cung cấp khác.

Vì vậy, nếu có đủ thời gian để thu thập thông tin, tốt nhất nên bắt đầu quy trình RFI trước quy trình RFP. Nếu không, bạn hoàn toàn có thể tiến hành gửi RFP luôn.

4. Sự khác biệt giữa RFI và RFP

Tóm lại, RFI thường được dùng khi "bạn đã biết mình muốn gì, nhưng muốn có thêm thông tin từ nhà cung cấp" (thường sau RFI sẽ tiếp tục bằng RFQ). RFP có xu hướng cởi mở hơn RFI, cho phép nhà cung cấp đưa ra đề xuất riêng của họ về cách thiết kế và hoàn thành một dự án cụ thể.

5. Nên chọn RFI hay RFP?

Điều quan trọng để chọn đúng là hiểu rõ tình huống của bản thân. Nếu bạn muốn nắm tổng quan về nhà cung cấp, hoặc kiểm tra xem có hướng giải quyết vấn đề hay không, RFI có thể là lựa chọn phù hợp. Nếu bạn đang gần đến bước mua hàng nhưng vẫn cởi mở với các ý tưởng, RFP sẽ là lựa chọn tốt hơn.

6. Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về RFI và RFP

7. Tóm tắt

RFI và RFP đều là tài liệu mua sắm. Chúng khác nhau và phục vụ mục đích khác nhau. RFI giúp tổ chức thu thập chi tiết về sản phẩm, còn RFP giúp nhà thầu nộp giải pháp chi tiết cho vấn đề của tổ chức.

Bài viết về sự khác biệt giữa RFI và RFP xin dừng lại ở đây.

• Xem thêm: Giải thích dễ hiểu sự khác biệt giữa RFP và RFQ