Nên dùng RFI hay RFP? [So sánh]

Sự khác biệt giữa RFP và RFI là gì? Nên sử dụng RFI và RFP như thế nào để hiểu rõ yêu cầu của dự án? Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu chi tiết cho quý vị.

1. RFI và RFP là gì

Các tài liệu về mua sắm và yêu cầu cung cấp thông tin thường chứa nhiều thuật ngữ chuyên môn và từ viết tắt. Vì vậy, trước khi đi sâu vào sự khác biệt giữa từng loại tài liệu, chúng ta hãy cùng làm rõ một vài định nghĩa quan trọng.

1.1 RFX là gì

RFX là viết tắt của Request for ____ (điền vào chỗ trống). Đây là thuật ngữ chung chỉ các yêu cầu khảo sát mà bên mua gửi cho nhà cung cấp. Nói cách khác, RFX bao gồm các loại viết tắt như RFI (request for information - yêu cầu cung cấp thông tin), RFQ (request for quotation - yêu cầu báo giá), RFP (request for proposal - yêu cầu đề xuất).

1.2 RFI là gì

RFI là viết tắt của Request for Information. Đây là bảng câu hỏi dùng để hỏi nhà cung cấp về sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Phần lớn trường hợp, RFI được dùng để thu thập thông tin chung, chi tiết thị trường và ý tưởng giải pháp phục vụ mục đích lập kế hoạch.

Ưu điểm của RFI (yêu cầu cung cấp thông tin)

Việc dành thời gian soạn RFI có thể khiến bạn cảm thấy nặng nề, nhưng về lâu dài, nó giúp tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí, như một hình thức kiểm soát rủi ro. Việc bắt đầu quy trình RFI mang lại một số lợi ích sau.

• Có cơ hội tìm hiểu thị trường và biết được nhà cung cấp nào thực sự nghiêm túc với việc hợp tác cùng doanh nghiệp của bạn
• Có thể nắm được tổng quan về các sản phẩm cạnh tranh
• Có thể thu thập thông tin sản phẩm để đưa ra yêu cầu thực tế cho RFP/RFQ
• Có thể lập danh sách rút gọn các nhà cung cấp muốn mời tham gia RFP hoặc RFQ
• Tuy nhiên, việc bắt đầu quy trình RFI cũng có những nhược điểm

Nhược điểm của RFI (yêu cầu cung cấp thông tin)

Nhược điểm lớn của việc bắt đầu quy trình RFI là nhà cung cấp có thể coi khách hàng tiềm năng chưa thực sự nghiêm túc, và trong trường hợp đó, có thể phản hồi qua loa - chỉ gửi bảng giá tiêu chuẩn và tài liệu quảng cáo (thông tin vốn dễ tìm thấy trên mạng) - mà không chú ý đến nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Ngoài ra, nếu nhà cung cấp không thể xác nhận được cam kết thực sự của bên mua, họ cũng có thể không gửi thông tin nào cả. Việc viết một bản phản hồi có cấu trúc tốn cả thời gian lẫn tiền bạc, nên cũng dễ hiểu khi một số nhà cung cấp không muốn làm điều đó nếu không bị bắt buộc.

Bên cạnh đó, "cam kết thực sự" là gì cũng khác nhau tùy từng doanh nghiệp và khó định nghĩa rõ ràng. Vì vậy, một số doanh nghiệp thích bỏ qua RFI và tiến thẳng đến RFP hoặc RFQ.

Ngoài ra, khi thực hiện RFI, quy trình mua sắm sẽ kéo dài hơn do phải tính thêm thời gian xem xét phản hồi RFI. Tuy nhiên, nếu không thực hiện RFI, một số nhà cung cấp có thể cảm thấy mình bị bất lợi so với các nhà cung cấp khác.

Vì vậy, nếu có đủ thời gian để thu thập thông tin, tốt nhất nên bắt đầu quy trình RFI trước quy trình RFP. Nếu không, có thể tiến thẳng đến việc gửi RFP.

1.3 RFP là gì

RFP là viết tắt của Request for Proposal (đề xuất yêu cầu). Đây là bảng câu hỏi chi tiết mà bên mua sử dụng để thu thập từ các nhà cung cấp tiềm năng những thông tin quan trọng cho việc ra quyết định. RFP là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất để đánh giá nhà cung cấp và ghi lại căn cứ cho việc lựa chọn.

Ưu điểm của RFP (đề xuất yêu cầu)

Có một số lý do khiến bạn muốn triển khai quy trình RFP.

• Để thông báo cho nhà cung cấp biết ý định mua một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể
• Để nhận được bản đề xuất chính thức từ các nhà cung cấp đã chọn, giúp so sánh các đề xuất với nhau
• Để chứng minh doanh nghiệp đang thực hiện một quy trình chính thức và công bằng, không thiên vị bất kỳ nhà cung cấp nào
• Tuy nhiên, cũng tồn tại một vài nhược điểm

Nhược điểm của RFP (đề xuất yêu cầu)

Nhược điểm lớn của RFP là nó có thể khiến những nhà cung cấp tiềm năng, chất lượng tốt nhưng cho rằng RFP rủi ro cao, hiệu suất thấp, không muốn tham gia.

Một nhược điểm khác là dù quy trình RFP giúp rút ngắn đáng kể thời gian tập hợp nhà cung cấp, nhưng nó cũng có thể bị coi là làm suy yếu tính cạnh tranh vì chỉ mời một số lượng nhà thầu nhất định.

Cuối cùng, RFP cũng tốn kém chi phí, thời gian và có thể phát sinh thủ tục hành chính rườm rà. Dù vậy, lợi ích vẫn vượt trội hơn nhược điểm.

2. Điểm tương đồng giữa RFI và RFP

Trước tiên, AJ đề cập đến những điểm tương đồng giữa RFI và RFP, và cho rằng việc nhầm lẫn giữa hai loại này là điều dễ hiểu. AJ nêu ra những điểm sau.

• Mỗi yêu cầu đều do bên mua khởi xướng và có thể gửi cho nhiều bên bán.
• Mỗi yêu cầu đều do bên mua khởi xướng và có thể gửi cho nhiều bên bán.
• Cả RFI lẫn RFP đều không kèm theo cam kết chính thức. Hành động tiếp theo hoàn toàn tùy thuộc vào quyết định của bên mua.

3. Điểm khác biệt giữa RFI và RFP

Không chỉ mình bạn cảm thấy các thuật ngữ này khó hiểu - thực tế, ngay cả cơ quan phát hành đôi khi cũng dùng sai thuật ngữ trong lời mời thầu. Một cách hiểu tốt về sự khác biệt giữa RFI và RFP là mỗi loại thể hiện một mức độ sẵn sàng mua hàng khác nhau, trong đó RFI thể hiện mức độ chuẩn bị sớm nhất và RFQ thể hiện mức độ chuẩn bị cao nhất.

• RFI - đây là yêu cầu cung cấp thông tin, tín hiệu cho thấy cơ quan chính phủ có thể đang tìm hiểu thị trường cho một giải pháp nhưng chưa sẵn sàng mua ngay. Sau khi đọc các phản hồi RFI, cơ quan ký hợp đồng sẽ có thông tin tốt hơn về các giải pháp khả dụng cho vấn đề kinh doanh của mình cũng như các nhà cung cấp cạnh tranh có thể hỗ trợ. Đồng thời cũng hiểu rõ hơn nhà cung cấp nào có kiến thức và hiểu biết thị trường sâu sắc nhất trong lĩnh vực này.
• RFP - đây là đề xuất yêu cầu, tín hiệu cho thấy bên phát hành đang tìm nhà cung cấp nhưng cần thêm thông tin chi tiết trước khi mua, và sẵn sàng đón nhận cách tiếp cận cũng như ý tưởng mới. Trong RFP, bên mua hỏi nhà cung cấp về giá cả và cách tiếp cận nếu trúng hợp đồng. RFP cũng cho phép xác nhận thời hạn và lịch trình mà nhà thầu trúng thầu cần đáp ứng.

4. Nên sử dụng RFI và RFP khi nào?

Khi đã hiểu rõ sự khác biệt giữa RFI và RFP, việc quyết định nên dùng cái nào sẽ trở nên rất đơn giản. Thực tế, bước đầu tiên là làm rõ bạn đang muốn đạt được điều gì.

Trước tiên, hãy trả lời những câu hỏi sau:

• Bạn có biết nên hỏi nhà cung cấp những câu hỏi gì không?
• Nội dung câu hỏi dành cho nhà cung cấp đã được xác định cụ thể, hay chỉ là câu hỏi chung chung?
• Bạn đã có sẵn danh sách nhà cung cấp ưu tiên (shortlist) chưa?
• Bạn có cần triển khai quy trình RFP chính thức để mời thầu không?
• Đây là nhà cung cấp quen thuộc hay lần đầu hợp tác?
• Bạn đã biết rõ mình cần gì, hay muốn nhà cung cấp đề xuất ý tưởng?

Bạn cũng cần tổ chức thảo luận nội bộ để trả lời những câu hỏi này. Hãy tìm thêm các câu hỏi liên quan đến RFP khác cần hỏi đội ngũ của mình, để tránh thất bại về sau.

Nên chọn cái nào? RFI hay RFP?

Việc lựa chọn cái nào phụ thuộc vào việc nhận biết bạn đang ở giai đoạn nào. Nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quan về nhà cung cấp, hoặc muốn kiểm tra xem có giải pháp nào cho vấn đề của mình hay không, RFI có thể phù hợp hơn. Nếu bạn đã gần đến bước mua hàng nhưng vẫn đang tìm kiếm ý tưởng, RFP sẽ là lựa chọn tốt hơn.

5. Lời kết

Để thực hiện đúng những quy trình này, cần có thời gian, sự tận tâm và kỹ năng. Nếu không, bạn có thể mất thời gian mà vẫn chưa tìm ra hướng giải quyết vấn đề. Dù chọn quy trình nào, hãy luôn ghi nhớ lý do bạn thực hiện nó và kết quả bạn mong đợi.