[Mẫu RFP] RFP là gì? Cách viết và checklist

Đề nghị đề xuất (RFP) nên là một tài liệu có mặt trong cẩm nang của mọi doanh nghiệp. RFP giúp quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu trở nên rõ ràng, dễ dàng ngay từ đầu.

Đối với các chủ doanh nghiệp bận rộn hay các trưởng phòng marketing đang thuê ngoài công việc thay mặt cho thương hiệu của mình, biết cách viết RFP là điều không thể thiếu để tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực về lâu dài.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu những nội dung cần có trong RFP, cách tạo RFP, ví dụ về RFP và mẫu RFP. Cùng bắt đầu nhé.

1. Vì sao nên sử dụng RFP

Đề nghị đề xuất là tài liệu do một doanh nghiệp lập ra khi muốn nhận nhiều đề xuất báo giá (bid) cho một (hoặc nhiều) dự án thuê ngoài.

Ví dụ, giả sử bạn là nhà sản xuất phụ tùng ô tô và muốn nhận các đề xuất báo giá cho một chiến dịch quảng cáo mới nhằm quảng bá việc khai trương một cửa hàng sửa xe mới. Với các nhà thầu hay công ty marketing kỹ thuật số đang đấu thầu công việc này, bạn sẽ muốn xác nhận những điều sau:

• Phạm vi của dự án
• Ngân sách của bạn là bao nhiêu
• Thời hạn của bạn là khi nào
• Bất cứ điều gì có thể trở thành trở ngại khiến công việc khó khăn hơn hoặc tốn nhiều thời gian hơn

Về lý thuyết, bạn sẽ phải xử lý rất nhiều câu hỏi và nhiều đơn vị ứng tuyển, vì vậy một tài liệu ghi lại đầy đủ các yếu tố quan trọng của dự án cuối cùng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

RFP giúp hợp lý hóa và tự động hóa quy trình đấu thầu, nhờ đó bạn có thể tập trung năng lượng vào các khía cạnh khác của chiến dịch.

2. 7 yếu tố chính của RFP

Đúng là mỗi RFP sẽ khác nhau đôi chút vì mỗi dự án và mỗi doanh nghiệp đều khác nhau, nhưng có một số yếu tố gần như luôn xuất hiện trong RFP để giúp cả hai bên trong thỏa thuận dễ làm việc hơn.

Dưới đây là một vài điều bạn nên cân nhắc thêm vào RFP của mình.

2.1. Giới thiệu

Phần giới thiệu là điều đầu tiên mà nhà thầu hoặc đại lý tiềm năng nhìn thấy về doanh nghiệp của bạn trong RFP. Đây nên là phần nổi bật nhất trên trang đầu tiên.

Đây là nơi để giới thiệu về những người sáng lập, ban lãnh đạo, tuyên bố sứ mệnh, lĩnh vực kinh doanh, số năm hoạt động và bất cứ điều gì khác bạn nghĩ mọi người nên biết về thương hiệu hay sản phẩm của mình. Bạn chưa cần đi sâu vào chi tiết dự án ở đây — phần đó sẽ đến sau.

2.2. Phạm vi công việc của dự án

Phần này mô tả dự án chi tiết nhất có thể. Liệt kê mọi mục tiêu vi mô và vĩ mô của dự án. Giải thích chi tiết những gì bạn kỳ vọng ở công ty được chọn.

Lấy ví dụ cửa hàng phụ tùng ô tô, bạn có thể viết đại loại như: "Công ty được chọn cần có 10 năm kinh nghiệm triển khai chiến dịch quảng cáo kỹ thuật số cho các doanh nghiệp ô tô quy mô vừa."

Bằng cách mô tả chi tiết nhất có thể trong phần này của RFP, bạn có thể loại bỏ những nhà thầu không đáp ứng đủ điều kiện cơ bản của dự án. Điều này cũng giúp các nhà thầu đủ điều kiện xây dựng đề xuất phù hợp với nhu cầu của bạn.

2.3. Thời hạn và các mốc bàn giao quan trọng

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ hợp đồng nào chính là thời hạn. Nếu có thời hạn gấp, hãy chắc chắn nhấn mạnh điều này trong RFP. Đây cũng là nơi để ghi chú thêm các mốc nộp hồ sơ khác mà bên dự thầu cần lưu ý.

Làm vậy sẽ giúp bạn loại bỏ những nhà thầu đang có các dự án lớn khác cạnh tranh về thời gian trong cùng khung thời gian của bạn (khiến họ không thể đáp ứng nhu cầu của bạn).

2.4. Lịch trình lựa chọn nhà thầu

Hãy coi phần này như một sự tôn trọng dành cho các bên dự thầu. Bên dự thầu thường đầu tư rất nhiều tâm sức vào hồ sơ của họ, vì vậy bạn nên cho họ biết khi nào việc lựa chọn sẽ diễn ra và bạn sẽ liên hệ bằng cách nào.

Điều này cũng giúp cả doanh nghiệp của bạn lẫn các nhà thầu cân đối nhiều hồ sơ dự thầu cho nhiều dự án cùng lúc. Ngoài ra, hãy đảm bảo mọi người bên phía bạn đều biết ngày lựa chọn được ghi trong RFP để không vô tình bỏ sót.

2.5. Tiêu chí lựa chọn

Phần này của RFP giúp đạt được hai mục đích:

Cho bên dự thầu biết đầy đủ các yêu cầu dự thầu — những yếu tố mà bên dự thầu cần đưa vào hồ sơ đề xuất để được xem xét nghiêm túc.

Cho nhà thầu biết tất cả các tiêu chí liên quan đến doanh nghiệp mà bạn sẽ cân nhắc trong quá trình lựa chọn.

Nếu kết hợp hai loại tiêu chí này, hãy định nghĩa rõ ràng trong RFP. Hãy tạo các mục riêng cho tiêu chí đề xuất và tiêu chí lựa chọn nhà thầu để bên dự thầu nắm rõ.

2.6. Ngân sách

Nhà thầu cần biết bạn đang làm việc với ngân sách nào để quyết định xem việc nộp đề xuất cho một hợp đồng thiếu nguồn lực tài chính cần thiết có đáng để họ bỏ thời gian hay không.

Nếu muốn trình bày chi tiết ngân sách trong phần này, điều đó hoàn toàn ổn. Nếu không, chỉ cần cho nhà thầu biết mức ngân sách khả dụng thường là đủ để họ đưa ra một đề xuất báo giá phù hợp.

2.7. Những lo ngại và trở ngại có thể xảy ra

Mọi dự án đều có những thách thức riêng. Trang này mô tả tất cả các trở ngại tiềm ẩn để các nhà thầu tiềm năng nắm được ngay từ đầu.

Ví dụ: "Nhà thầu được chọn cần biết rằng các bên liên quan chính của dự án này sẽ nghỉ phép từ tháng [X] đến tháng [Y]. Nhà thầu được chọn cần thiết lập đầu mối liên hệ mới vào giữa dự án."

Một số nhà thầu có quy trình nội bộ riêng có thể khiến họ không thể tiếp tục làm việc với bạn nếu gặp phải một số trở ngại nhất định. Loại bỏ những nhà thầu này trong quá trình lựa chọn sẽ giúp cả bạn và nhà thầu đều thuận lợi hơn.

3. Checklist RFP

Sau khi đã xây dựng xong mẫu RFP, bạn cần đảm bảo nó bao gồm đầy đủ các mục cần thiết trước khi gửi cho nhà thầu.

Không thể tạo ra một checklist áp dụng chung cho mọi yếu tố RFP của mọi ngành, nhưng dưới đây là checklist các mục phổ biến nhất.

• Đầu mối liên hệ kinh doanh (cách nhà thầu có thể liên hệ với bạn)
• Đầu mối liên hệ (cụ thể ai sẽ điều hành dự án phía nhà thầu)
• Giới thiệu
• Phạm vi dự án (bao gồm mọi hạng mục chi tiết)
• Thời hạn dự án
• Thời hạn nộp đề xuất
• Tiêu chí lựa chọn
• Ngân sách
• Những lo ngại và trở ngại tiềm ẩn
• Một mục nhỏ gửi lời cảm ơn tới nhà thầu (không bắt buộc, nhưng là một điểm cộng)

4. Lời kết

Lựa chọn một nhà thầu tốt để giúp doanh nghiệp bạn đạt được mục tiêu là một phần quan trọng để vận hành một thương hiệu thành công. Việc cố gắng cân đối nhiều hồ sơ dự thầu trong một quý kinh doanh mà không có sự hỗ trợ của RFP có thể khiến bạn căng thẳng và tốn nhiều thời gian.

RFP phù hợp nhất với những doanh nghiệp có đủ thời gian và nguồn lực để lập ra chúng và quản lý việc phân phối cũng như kết quả của các hồ sơ dự thầu đó. May mắn là nhiều doanh nghiệp có thể tự soạn tài liệu RFP chuyên nghiệp cả trực tuyến lẫn nội bộ.

Dù chọn cách nào, việc chuẩn bị sẵn một mẫu RFP chi tiết cho dự án tiếp theo sẽ giúp bạn giảm bớt rất nhiều áp lực và tập trung vào những phần quan trọng khác của doanh nghiệp.