11 lưu ý hữu ích khi sử dụng phát triển offshore

Những năm gần đây, đại dịch COVID-19 đã làm thay đổi đáng kể mô hình kinh doanh, khiến nhu cầu triển khai DX ngày càng tăng. Trong bối cảnh đó, không chỉ doanh nghiệp IT mà nhiều doanh nghiệp non-IT cũng muốn số hóa nhằm cải thiện nghiệp vụ và mở rộng kinh doanh. Tuy nhiên, do thiếu hụt nhân lực IT, việc thành lập bộ phận IT nội bộ gặp nhiều khó khăn và tốn kém chi phí. Vì vậy, xu hướng outsourcing ra nước ngoài, bắt đầu từ Việt Nam, ngày càng gia tăng.

Lần này, Miichisoft – đơn vị đã thực hiện phát triển offshore hơn 4 năm – xin đưa ra 11 lưu ý mà chúng tôi tin sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng offshore. Rất mong quý khách tham khảo.

Phát triển offshore: 11 lưu ý hữu ích

1. Chọn đúng công ty phát triển offshore

• An ninh và tình hình chính trị có ổn định không?
  Quy mô, kinh nghiệm thực tế (số lượng hồ sơ, domain, case study, v.v.)
• Chứng chỉ, chứng nhận, v.v.
• Hồ sơ của CEO (ví dụ: ông Công, lãnh đạo của Miichisoft, đã được bình chọn vào Top 10 lãnh đạo trẻ ngành IT)
• Phương thức thanh toán
• Phản hồi từ khách hàng

2. Nhất định phải ký thỏa thuận bảo mật (NDA)

Thỏa thuận bảo mật (NDA) là hợp đồng được ký nhằm ngăn chặn bí mật kinh doanh, bí quyết công nghệ sản xuất, cũng như thông tin khách hàng thu được qua giao dịch bị sử dụng sai mục đích hoặc rò rỉ ra bên thứ ba. Việc ký NDA với công ty phát triển offshore trước khi chia sẻ chi tiết dự án là rất quan trọng.

3. Chuẩn bị nội bộ

Khi thuê ngoài công ty phát triển offshore, đội ngũ nội bộ cần hiểu rõ lý do, kết quả kỳ vọng cũng như ưu, nhược điểm của việc áp dụng offshore. Đặc biệt với khách hàng chưa có kinh nghiệm, chúng tôi khuyến nghị tổ chức buổi họp kick-off nội bộ để nâng cao động lực cho các thành viên.

4. Đặt mục tiêu rõ ràng

Nếu không đặt ra mục tiêu rõ ràng và khả thi, năng suất có thể giảm sút và dự án có thể chệch hướng so với mục tiêu ban đầu. Cuối cùng dự án có thể hoàn thành nhưng không đáp ứng được kỳ vọng, yêu cầu. Do đó, chủ dự án nên xác định rõ ràng các nhiệm vụ và chia sẻ tầm nhìn chung.
Để đặt mục tiêu tốt, chúng tôi khuyến nghị sử dụng nguyên tắc SMART.

• Specific (Cụ thể): Cung cấp cho công ty phát triển offshore thông tin, mô tả chính xác về dự án
• Measurable (Đo lường được): Trước khi triển khai dự án, cần đặt mục tiêu có thể định lượng và đo lường được. Dựa trên mục tiêu đó, có thể đánh giá chất lượng phát triển của đội ngũ offshore
• Achievable (Khả thi): Mục tiêu phải thực tế và phù hợp với nguồn lực hiện có
• Relevant (Liên quan): Đặt mục tiêu phù hợp với chiến lược kinh doanh và giá trị cốt lõi
• Time-based (Có thời hạn): Đặt thời hạn hoàn thành mục tiêu, ví dụ trong bao nhiêu tuần

5. Cung cấp thông tin chi tiết về dự án

Thông tin cung cấp cho đội phát triển càng rõ ràng, khả năng nhận được sản phẩm đúng ngân sách, đúng thời hạn và đúng như kỳ vọng càng cao. Một số nhiệm vụ cần thiết có thể kể đến như sau.

• Giải thích về nhiệm vụ
• Lập danh sách tính năng, đánh dấu mức độ ưu tiên và nhấn mạnh những tính năng quan trọng nhất
• Chỉ định nền tảng phát triển sản phẩm (Web, iOS, Android, v.v.)
• Làm rõ hỗ trợ và bảo trì sau khi ra mắt

6. Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu

Phản hồi tốt và hiểu đúng vấn đề là những điểm quan trọng khi triển khai dự án. Khi giao tiếp ít, hiệu quả công việc có thể giảm sút. Ngược lại, chỉ cần nâng cao hiệu quả truyền đạt cũng có thể giúp đẩy nhanh đáng kể quá trình phát triển.

7. Thiết lập các cuộc họp định kỳ

Cách giao tiếp lý tưởng là thường xuyên cập nhật cho nhau về hoạt động và các vấn đề phát sinh. Chủ sản phẩm hoặc quản lý dự án cần cung cấp thông tin liên quan cho đội ngũ và đảm bảo thông tin đó được ghi lại trong báo cáo demo. Việc nhìn lại những điểm tốt và chưa tốt, đồng thời tìm giải pháp cho những điểm chưa tốt, cũng là điều không thể thiếu đối với cả hai bên.

8. Liên tục cập nhật bằng công cụ

Các nền tảng như Trello, Slack, Zoom, JIRA đã trở nên phổ biến rộng rãi thông qua việc áp dụng phát triển offshore. Sử dụng công cụ phù hợp giúp nâng cao năng suất và cải thiện nghiệp vụ.

Ngoài ra, để xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp và sự tin tưởng, bạn có thể sử dụng các công cụ như Skype, Join.Me, WhatsApp để giao tiếp định kỳ với đội ngũ offshore.

9. Đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ

Ngoài việc tìm hiểu về đối tác, nên chia sẻ thông tin về doanh nghiệp của mình với đối tác offshore. Nhờ đó, cả hai bên có thể hiểu nhau về cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc và sản phẩm.

Bằng cách hợp tác chặt chẽ với đội ngũ offshore và truyền đạt chi tiết mục tiêu, ý tưởng, nhu cầu của công ty từ ngày đầu tiên cho đến ngày ra mắt sản phẩm, bạn có thể đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ.

10. Lập và kiểm tra biên bản họp cẩn thận

Cần kiểm tra xem các quyết định, vấn đề, v.v. đã được ghi lại hay chưa. Việc thiếu tài liệu nào đó nhiều khi có thể gây ra tổn thất lớn.

Khi biên bản họp dự án chính xác và được sắp xếp gọn gàng, lãnh đạo và các thành viên có thể trao đổi hiệu quả với nhau. Ngoài ra, khi biên bản họp trước đó được lưu lại, các quyết định, vấn đề và hành động tiếp theo sẽ rõ ràng, giúp công việc tiến triển suôn sẻ hơn.

11. Vẫn giữ liên lạc với công ty phát triển offshore sau khi ra mắt

Khi tất cả các tính năng đã được triển khai, dự án sẽ chuyển sang giai đoạn bảo trì, đội phát triển sẽ chuyển sang các dự án khác. Tuy nhiên, vẫn sẽ có nhu cầu yêu cầu công ty phát triển offshore sửa lỗi, bổ sung tính năng cho sản phẩm, nên việc giữ liên lạc vẫn là điểm quan trọng.

Phát triển offshore, hãy chọn "Miichisoft"

Là công ty phát triển offshore đã hợp tác với các doanh nghiệp Nhật Bản hơn 4 năm, Miichisoft hy vọng 11 điểm trên đây sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho quý khách hàng.

Cái tên Miichisoft được ghép từ hai từ "Mirai Ichiban" (nghĩa là trở thành công ty số 1 cung cấp dịch vụ giải pháp phần mềm tối ưu nhất cho khách hàng tại Việt Nam trong tương lai) và "Software". Từ ý tưởng dự án mới, triển khai cho đến bảo trì, Miichisoft luôn đồng hành hỗ trợ quý khách.

Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào về phát triển offshore, xin vui lòng liên hệ với Miichisoft.

Email: sales@miichisoft.com