Điều gì khiến quá trình triển khai Dify thất bại giữa chừng? Tiêu chí quản lý để thành công với công ty triển khai Dify

Chọn đúng công ty triển khai Dify là bước quan trọng, nhưng chưa phải đảm bảo cho thành công. Nhiều dự án Dify vẫn thất bại ngay cả khi đã có đối tác công ty triển khai Dify phù hợp, vì vấn đề còn nằm ở cách hai bên phối hợp trong quá trình triển khai.

Dify là nền tảng AI low-code mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp xây dựng chatbot, hệ thống RAG, AI workflow nhanh chóng. Nhưng chính vì “dễ bắt đầu” nên nhiều người đánh giá thấp khoảng cách giữa “demo chạy được” và “nhân viên thực sự dùng mỗi ngày.”

Bài viết này dành cho ban quản lý đã chọn xong đối tác và muốn biết: cần giám sát những gì để dự án không thất bại giữa chừng?

※ Nếu đang ở giai đoạn chọn công ty triển khai Dify: Hướng dẫn chọn đối tác triển khai Dify →

Dự án Dify dễ thất bại ở giai đoạn nào?

Trước khi đi vào từng nguyên nhân cụ thể, doanh nghiệp cần nắm rõ vòng đời một dự án triển khai Dify và rủi ro thường tập trung ở đâu.

Giai đoạn 1: Xác định yêu cầu

Hai bên thống nhất “xây cái gì, cho ai, để giải quyết vấn đề gì.” Rủi ro lớn nhất ở đây là phạm vi dự án còn mơ hồ, mỗi bên hiểu một kiểu nhưng không ai nói ra.

Giai đoạn 2: PoC và phát triển

Phía công ty triển khai Dify bắt đầu xây dựng giải pháp. Rủi ro nằm ở chỗ kỳ vọng lệch so với thực tế – PoC chạy trơn tru với dữ liệu mẫu nhưng không phản ánh được độ phức tạp khi áp dụng vào thực tế.

Giai đoạn 3: Kiểm thử và nghiệm thu

Sản phẩm được đưa cho người dùng cuối trải nghiệm. Rủi ro phổ biến nhất là người dùng không tham gia thực sự, phản hồi đến trễ, dẫn đến phải sửa lại sát deadline.

Giai đoạn 4: Vận hành và bảo trì

Go-live thành công nhưng sau 1-2 tháng không ai dùng, không ai bảo trì. Đây là giai đoạn có tỷ lệ thất bại cao nhất mà ít người để ý – dự án không “sập” mà đơn giản là chìm dần.

Điều quan trọng cần nhận ra:

Hầu hết dự án Dify không thất bại đột ngột tại một thời điểm. Chúng suy yếu dần qua từng giai đoạn – mỗi phase tích lũy thêm một chút “nợ” cho đến khi không thể cứu vãn. Doanh nghiệp cần giám sát liên tục, thay vì chỉ kiểm tra khi dự án gần kết thúc.

7 nguyên nhân khiến dự án Dify thất bại trong quá trình triển khai

① Yêu cầu không rõ ràng – phía công ty đối tác tự suy luận, hiểu ý nhưng chưa đủ!

Tình huống thực tế:

Sau buổi kick-off, phía công ty triển khai Dify hỏi “cụ thể quý công ty muốn chatbot xử lý những tình huống nào?” Phía doanh nghiệp trả lời chung chung: “tự động trả lời câu hỏi của khách hàng.”

Do đó, phía đối tác công ty triển khai Dify tự suy luận và bắt đầu xây dựng. Đến lúc demo, phía doanh nghiệp mới nói: “không phải, ý chúng tôi là chỉ trả lời câu hỏi về sản phẩm, không phải hỗ trợ kỹ thuật.” Phải làm lại từ đầu.

Nguyên nhân gốc:

Phía doanh nghiệp chưa chuyển hóa được “bài toán kinh doanh” thành “yêu cầu hệ thống” đủ cụ thể. Đồng thời, đối tác triển khai cũng chưa đào đủ sâu để buộc phía khách hàng phải làm rõ trước khi bắt tay vào phát triển.

Dấu hiệu nhận biết sớm:

Qua 1-2 sprint đầu mà hai bên vẫn đang “xác nhận lại yêu cầu” thay vì “đánh giá sản phẩm.” Tài liệu yêu cầu thiếu use case cụ thể, không có ví dụ đầu vào/đầu ra mẫu.

Doanh nghiệp cần làm gì:

Yêu cầu hai bên hoàn thành và ký xác nhận tài liệu đặc tả yêu cầu trước khi bắt đầu phát triển.

Tài liệu này phải bao gồm danh sách tình huống sử dụng cụ thể, ví dụ đầu vào/đầu ra cho từng tình huống, và ranh giới rõ ràng giữa “trong phạm vi” và “ngoài phạm vi.” Nếu phía công ty triển khai Dify không yêu cầu tài liệu này, đó là dấu hiệu đáng lo ngại.

② Thất bại vì thiếu sự trải nghiệm “đúng nghĩa” từ người dùng cuối

Tình huống thực tế:

Phòng IT phối hợp với đối tác triển khai Dify để xây dựng xong hệ thống AI chatbot nội bộ. Đến lúc đưa cho bộ phận kinh doanh sử dụng, phản hồi nhận được là: “giao diện khó dùng”, “câu trả lời không đúng ngữ cảnh công việc”, “quy trình không khớp với thực tế hàng ngày.” Kết quả: phải thiết kế lại 40% hệ thống.

Nguyên nhân gốc:

Thiếu sự kết nối giữa đội kỹ thuật (IT + đối tác triển khai) và đội nghiệp vụ (người dùng cuối). IT hiểu công nghệ nhưng không hiểu sâu quy trình vận hành hàng ngày. Phía công ty triển khai Dify lại càng không thể nắm bắt nếu không được tiếp xúc trực tiếp với người dùng thực tế.

Dấu hiệu nhận biết sớm:

Người dùng cuối lần đầu nhìn thấy sản phẩm ở giai đoạn nghiệm thu – quá muộn để điều chỉnh. Không có đại diện nghiệp vụ tham gia các buổi đánh giá tiến độ sprint.

Doanh nghiệp cần làm gì:

Cử ít nhất 1-2 người đại diện từ bộ phận sẽ sử dụng sản phẩm tham gia ngay từ giai đoạn xác định yêu cầu. Tối thiểu, họ cần xem và đánh giá bản thử nghiệm sau mỗi sprint. Đừng để người dùng cuối trở thành “người ngoài cuộc” trong dự án được xây cho chính họ.

③ Không có tiêu chí rõ ràng để đánh giá PoC thành công hay thất bại

Tình huống thực tế:

Phía công ty triển khai Dify đưa ra bản demo PoC chatbot – chatbot trả lời được, mọi người thấy ổn, quyết định chuyển sang triển khai chính thức. Đến khi dùng thật, độ chính xác chỉ đạt 60%, thời gian phản hồi chậm, nhân viên thất vọng và quay lại cách làm cũ. Không ai biết “PoC thành công” nghĩa là gì ngay từ đầu, nên cũng không ai phát hiện vấn đề đủ sớm.

Nguyên nhân gốc:

PoC được đánh giá bằng cảm tính – “chạy được là được” – thay vì dựa trên chỉ số đo lường cụ thể. Không có ranh giới rõ ràng giữa “đạt yêu cầu” và “chưa đạt yêu cầu.”

Dấu hiệu nhận biết sớm:

Trước khi bắt đầu PoC mà chưa có tài liệu tiêu chí đánh giá. Buổi nghiệm thu PoC chỉ là demo trình diễn, không có bảng chấm điểm hay bộ chỉ số nào.

Doanh nghiệp cần làm gì:

Trước khi bắt đầu PoC, hai bên phải thống nhất bằng văn bản: mục tiêu độ chính xác là bao nhiêu phần trăm? Thời gian phản hồi tối đa bao lâu? Chỉ số kinh doanh cụ thể nào cần cải thiện? PoC mà không có tiêu chí đo lường thì không khác gì thí nghiệm không có kết luận.

④ Thiết kế prompt không đủ sâu – gặp tình huống thực tế là “vỡ trận”

Tình huống thực tế:

Chatbot chạy ổn với những câu hỏi cơ bản. Nhưng khi nhân viên đặt câu hỏi phức tạp hơn, có ngữ cảnh đặc thù hoặc rơi vào các tình huống ngoại lệ – chatbot trả lời sai, trả lời lan man, hoặc “bịa” thông tin (hallucination). Người dùng mất niềm tin sau 2-3 lần nhận câu trả lời sai và ngừng sử dụng hoàn toàn.

Nguyên nhân gốc:

Thiết kế prompt và quy trình xử lý trong Dify thuộc loại “dễ làm nhưng khó làm tốt.” Nhiều đối tác triển khai hoặc đội nội bộ dừng lại ở mức “demo chạy được” mà không đầu tư đủ vào việc kiểm thử các tình huống ngoại lệ và tối ưu hóa prompt.

Dấu hiệu nhận biết sớm:

Bản demo trông rất ổn nhưng khi kiểm thử với dữ liệu thực, tỷ lệ sai vượt quá 30%. Đối tác không cung cấp được bảng tổng hợp các kịch bản kiểm thử bao gồm cả tình huống ngoại lệ.

Doanh nghiệp cần làm gì:

Yêu cầu phía công ty triển khai Dify cung cấp bảng ma trận kiểm thử bao gồm cả luồng xử lý chuẩn lẫn tình huống ngoại lệ. Đưa dữ liệu thực và tình huống thực từ hiện trường vào kiểm thử, không chỉ dùng dữ liệu mẫu. Việc tinh chỉnh prompt không phải làm một lần là xong – đây là quá trình lặp đi lặp lại liên tục.

⑤ Tôi thấy nó có vẻ không đúng theo scope lắm nhưng lệch ít thôi, thôi anh cứ làm đi!

Tình huống thực tế:

Mỗi sprint, đối tác bàn giao sản phẩm “đúng theo yêu cầu.” Nhưng cứ mỗi lần xem lại, phía doanh nghiệp cảm thấy “hơi khác so với mình hình dung.” Không ai nói thẳng vì mỗi lần chỉ lệch một chút. Tích lũy qua 3-4 sprint, tổng mức lệch đã quá lớn. Đến giai đoạn cuối, mâu thuẫn bùng phát: “đây không phải cái chúng tôi cần.”

Nguyên nhân gốc:

Thiếu cơ chế đồng bộ nhận thức giữa hai bên ở cấp đủ cao. Có thể có cuộc họp hàng tuần nhưng chỉ ở mức quản lý dự án. Hoặc có họp nhưng không ghi biên bản rõ ràng, mỗi bên “nhớ” một kiểu khác nhau.

Dấu hiệu nhận biết sớm:

Sản phẩm bàn giao liên tục cần “chỉnh nhẹ” nhưng chưa ai báo cáo lên cấp trên. Biên bản họp không có hoặc thiếu chi tiết. Hai bên mô tả cùng một tính năng nhưng dùng từ ngữ khác nhau.

Doanh nghiệp cần làm gì:

Thiết lập cơ chế đánh giá tiến độ 2 tuần/lần với sự tham gia của cấp quản lý – không chỉ người quản lý dự án. Mọi quyết định phải được ghi vào biên bản có xác nhận của cả hai bên. Khi phát hiện bất kỳ sự lệch nào dù nhỏ, xử lý ngay, tuyệt đối không để tích lũy.

⑥ Gặp vấn đề bảo mật giữa chừng – phải dừng dự án để khắc phục

Tình huống thực tế:

Dự án phát triển gần xong, chuẩn bị vào giai đoạn nghiệm thu. Bộ phận hệ thống thông tin mới vào rà soát và phát hiện: dữ liệu đang được gửi qua dịch vụ đám mây chưa được phê duyệt, chưa có quy trình xử lý thông tin cá nhân, kiến trúc hệ thống không đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật nội bộ. Kết quả: phải thiết kế lại kiến trúc, trì hoãn 2-3 tháng, chi phí phát sinh lớn.

Nguyên nhân gốc:

Việc đánh giá bảo mật không được đưa vào giai đoạn sớm của dự án. Bộ phận hệ thống thông tin không được mời tham gia từ đầu vì mọi người nghĩ “đây là dự án AI, không phải dự án hạ tầng.” Nhưng thực tế, bất kỳ dự án AI nào xử lý dữ liệu doanh nghiệp đều phải tuân thủ chính sách bảo mật.

Dấu hiệu nhận biết sớm:

Chưa có danh mục kiểm tra bảo mật được phê duyệt trước khi bắt đầu phát triển. Bộ phận hệ thống thông tin chưa biết dự án đang sử dụng dịch vụ nào, dữ liệu lưu trữ ở đâu.

Doanh nghiệp cần làm gì:

Đưa đại diện bộ phận bảo mật hoặc hệ thống thông tin vào dự án ngay từ giai đoạn xác định yêu cầu. Yêu cầu phía công ty triển khai Dify cung cấp tài liệu thiết kế bảo mật trước khi bắt đầu viết code. Bảo mật không phải là việc kiểm tra ở cuối cùng – nó cần được thiết kế ngay từ đầu.

⑦ Go-live thành công nhưng không ai cập nhật, bảo trì khiến hệ thống “chết” sau vài tháng

Tình huống thực tế:

Dự án đưa vào vận hành thành công. Tháng đầu mọi thứ chạy tốt. Tháng thứ hai, prompt cần cập nhật vì có sản phẩm mới – không ai biết cách chỉnh. Tháng thứ ba, độ chính xác giảm vì dữ liệu thay đổi – không ai theo dõi. Tháng thứ tư, nhân viên bỏ dùng. Tháng thứ năm, hệ thống trở thành “tài sản chết.”

Nguyên nhân gốc:

Dự án được coi là “làm xong một lần rồi thôi” thay vì một hệ thống cần vận hành và cải tiến liên tục. Phía đối tác công ty triển khai Dify lhông có kế hoạch chuyển giao, không có đào tạo cho đội ngũ nội bộ bên mình.

Dấu hiệu nhận biết sớm:

Sắp đưa vào vận hành mà chưa có tài liệu hướng dẫn vận hành. Chưa xác định ai chịu trách nhiệm bảo trì. Không có kế hoạch đào tạo nội bộ.

Doanh nghiệp cần làm gì:

Yêu cầu phía công ty triển khai Dify cho mình bàn giao đầy đủ tài liệu vận hành và đào tạo ít nhất 2 người nội bộ các kỹ năng cơ bản: cập nhật prompt, bổ sung kho tri thức, theo dõi hiệu suất. Xác định rõ ai chịu trách nhiệm bảo trì sau khi hệ thống chạy chính thức. Nếu cần đối tác hỗ trợ dài hạn trong giai đoạn đầu, hãy đưa điều khoản này vào hợp đồng ngay từ đầu.

Checklist kiểm tra sức khỏe dự án khi làm việc với các công ty triển khai Dify

Nếu có nhiều hơn 3 mục chưa đáp ứng, dự án đang có rủi ro cao và cần can thiệp ngay.

Giai đoạn xác định yêu cầu

• Tài liệu đặc tả yêu cầu đã được cấp quản lý ký xác nhận?
• Đại diện bộ phận sử dụng sản phẩm đã tham gia từ đầu?
• Yêu cầu bảo mật đã được bộ phận hệ thống thông tin xác nhận?
• Phạm vi dự án đã phân định rõ giữa “trong scope” và “ngoài scope”?

Giai đoạn PoC

• Tiêu chí đánh giá PoC đã được định nghĩa bằng chỉ số cụ thể?
• Đã kiểm thử với dữ liệu thực, không chỉ dữ liệu mẫu?
• Có báo cáo đánh giá PoC chính thức bằng văn bản?

Giai đoạn phát triển

• Có đánh giá tiến độ 2 tuần/lần với sự tham gia cấp quản lý?
• Mọi quyết định được ghi biên bản có xác nhận của hai bên?
• Đối tác cung cấp bảng kịch bản kiểm thử bao gồm tình huống ngoại lệ?
• Tài liệu thiết kế bảo mật đã được phê duyệt?

Giai đoạn nghiệm thu và vận hành

• Người dùng cuối tham gia nghiệm thu thực sự?
• Tài liệu hướng dẫn vận hành đã được bàn giao?
• Ít nhất 2 người nội bộ đã được đào tạo vận hành?
• Đã xác định rõ người chịu trách nhiệm bảo trì?
• Đối tác triển khai có gói hỗ trợ đồng hành sau go-live?

Doanh nghiệp bạn nên tham gia đến đâu khi làm việc cùng công ty triển khai?

Là đối tác đồng hành, không phải “người đặt hàng.”

Sai lầm phổ biến nhất là giao dự án cho phòng IT, IT giao cho đối tác, rồi tất cả ngồi chờ kết quả. Dự án AI khác với dự án IT truyền thống – nó cần sự tham gia liên tục từ phía doanh nghiệp để tinh chỉnh logic nghiệp vụ, đánh giá chất lượng đầu ra, và ra quyết định nhanh. Phía công ty triển khai Dify không thể thành công nếu doanh nghiệp chỉ “giao việc rồi chờ.”

Tốc độ ra quyết định quyết định tốc độ dự án.

Dự án AI cần vòng lặp nhanh. Nếu mỗi quyết định nhỏ đều phải đi qua 3 lớp phê duyệt nội bộ, dự án sẽ chậm và mất đà. Doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế phân quyền rõ ràng: quyết định nào người quản lý dự án tự xử lý, quyết định nào cần báo cáo lên, và thời gian xử lý tối đa là bao lâu.

Cẩn thận với “bẫy giao khoán.”

“Đã thuê công ty triển khai Dify chuyên nghiệp rồi, để họ lo” – tâm lý này rất nguy hiểm. Không phải vì đối tác không giỏi, mà vì kết quả cuối cùng phụ thuộc vào sự phối hợp hai chiều. Doanh nghiệp không cần hiểu kỹ thuật sâu, nhưng cần nắm rõ: dự án đang ở giai đoạn nào, có gì đang bị trì hoãn, và khi nào cần can thiệp.

Đánh giá ở mỗi điểm chuyển giai đoạn.

Không cần họp đánh giá hàng tuần, nhưng mỗi lần chuyển sang giai đoạn mới (xác định yêu cầu → PoC → phát triển → vận hành), doanh nghiệp cần trả lời được hai câu hỏi: dự án có đang đi đúng hướng không? Rủi ro nào cần xử lý trước khi bước tiếp?

Đây chính là cách tiếp cận mà Miichisoft gọi là “AI Co-Creation” – không đơn thuần nhận yêu cầu và giao sản phẩm, mà đồng hành cùng doanh nghiệp ở mọi giai đoạn, kéo đúng người vào đúng thời điểm, đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ thông tin để ra quyết định đúng lúc.

Kết luận

Dự án Dify thất bại hiếm khi do công nghệ kém hay công ty triển khai Dify không giỏi. Phần lớn thất bại đến từ cách hai bên phối hợp trong quá trình triển khai: yêu cầu chưa rõ đã vội chạy, người dùng cuối bị bỏ quên, PoC thiếu tiêu chí, thiết kế prompt hời hợt, nhận thức lệch mà không ai xử lý, bảo mật kiểm tra quá muộn, và không ai chuẩn bị cho giai đoạn sau go-live.

7 nguyên nhân trên chính là 7 điểm doanh nghiệp cần giám sát liên tục. Không cần hiểu từng dòng code – nhưng cần nhận ra khi nào dự án có dấu hiệu bất thường, và biết can thiệp ở đâu trước khi mọi thứ đi quá xa.

Câu hỏi thường gặp

Q1: Sau khi chọn xong công ty triển khai Dify, việc đầu tiên cần làm là gì?

A1: Việc đầu tiên và quan trọng nhất là hoàn thành tài liệu đặc tả yêu cầu với sự tham gia của cả ba bên: cấp quản lý, đại diện người dùng cuối, và đối tác cung cấp dịch vụ. Tài liệu này phải bao gồm danh sách tình huống sử dụng cụ thể với ví dụ đầu vào/đầu ra, ranh giới phạm vi rõ ràng, tiêu chí đánh giá PoC bằng chỉ số, và yêu cầu bảo mật đã được bộ phận hệ thống thông tin xác nhận. Tuyệt đối không bắt đầu phát triển cho đến khi tài liệu này được ký xác nhận.

Q2: Những điểm cần kiểm tra trong giai đoạn PoC triển khai Dify?

A2: PoC cần có tiêu chí thành công định lượng được thống nhất từ trước, bao gồm: mục tiêu độ chính xác (ví dụ ≥85%), thời gian phản hồi tối đa, và chỉ số kinh doanh cụ thể cần cải thiện. Quan trọng nhất, PoC phải được kiểm thử với dữ liệu thực từ hiện trường, không chỉ dữ liệu mẫu. Buổi đánh giá PoC cần có bảng chấm điểm chính thức, không chỉ là buổi trình diễn.

Q3: Làm sao nhận biết sớm dự án Dify đang có nguy cơ thất bại?

A3: Có 5 dấu hiệu cảnh báo sớm: (1) qua 2 sprint đầu mà vẫn đang xác nhận lại yêu cầu thay vì đánh giá sản phẩm, (2) người dùng cuối chưa từng nhìn thấy sản phẩm cho đến giai đoạn nghiệm thu, (3) sản phẩm bàn giao liên tục cần “chỉnh nhẹ” nhưng không ai báo cáo lên, (4) demo đẹp nhưng kiểm thử dữ liệu thực thì tỷ lệ sai vượt 30%, (5) sắp go-live mà chưa có tài liệu vận hành hay người chịu trách nhiệm bảo trì.

Q4: Cần chuẩn bị gì để Dify được sử dụng thực sự sau triển khai?

A4: Cần tối thiểu 3 yếu tố: (1) ít nhất 2 người nội bộ được đào tạo vận hành cơ bản – cập nhật prompt, bổ sung kho tri thức, theo dõi hiệu suất, (2) tài liệu hướng dẫn vận hành đầy đủ được đối tác bàn giao trước go-live, và (3) gói hỗ trợ đồng hành từ công ty phát triển Dify trong ít nhất 1-3 tháng đầu sau go-live. Nếu thiếu bất kỳ yếu tố nào, hệ thống có nguy cơ rất cao trở thành “tài sản chết” trong vòng 3-5 tháng.

Q5: Làm thế nào để tránh lệch nhận thức với công ty triển khai?

A5: Ba biện pháp cốt lõi: (1) mọi quyết định và thay đổi phải được ghi vào biên bản họp có xác nhận của cả hai bên, (2) thiết lập đánh giá tiến độ 2 tuần/lần có sự tham gia cấp quản lý chứ không chỉ người quản lý dự án, và (3) khi phát hiện bất kỳ sự lệch nào dù nhỏ, xử lý ngay thay vì để tích lũy. Những sai lệch nhỏ tích lũy qua 3-4 sprint sẽ bùng phát thành mâu thuẫn lớn ở cuối dự án.