Theo Data Bridge Market Research, thị trường AI meeting assistant được dự báo đạt 15,16 tỷ USD vào năm 2032, phản ánh nhu cầu ngày càng lớn đối với các giải pháp hỗ trợ họp bằng AI trên toàn cầu trong đó có Nhật Bản. Tuy nhiên, phần lớn công cụ hiện nay tập trung vào họp trực tuyến, trong khi các cuộc họp tại hiện trường – vốn phổ biến trong doanh nghiệp Nhật – vẫn còn nhiều hạn chế trong việc ghi chép và tổng hợp thông tin.
Trước thực tế đó, Meet AI+ được Miichisoft phát triển nhằm tự động hóa việc tạo biên bản cho cả cuộc họp trực tuyến và tại chỗ, với các tính năng nổi bật:
- Phân tách giọng nói từ một nguồn âm thanh chung – Nhận diện người nói và ngôn ngữ chính xác
- Tùy chỉnh toàn diện – từ định dạng biên bản đến mô hình triển khai
- Bảo mật cấp doanh nghiệp cho phép kiểm soát hoàn toàn dữ liệu
- Độ chính xác chuyển giọng nói thành văn bản trên 90%
Đặc biệt, Meet AI+ được thiết kế để đưa vào vận hành trong vòng 2-4 tuần, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Nhật Bản – nơi các hệ thống nội bộ cần được tích hợp cẩn trọng và hạn chế gián đoạn hoạt động.
Meet AI+ – Những tính năng vượt trội cho môi trường họp thực tế của doanh nghiệp
Meet AI+ do Miichisoft phát triển ra đời như một trợ lý họp AI có khả năng xử lý linh hoạt cả cuộc họp trực tuyến và tại hiện trường – nơi các công cụ họp thông thường thường gặp nhiều hạn chế. Giải pháp được tối ưu cho môi trường làm việc thực tế với nhiều người tham gia, đa ngôn ngữ và yêu cầu ghi nhận thông tin chính xác theo chuẩn nội bộ của doanh nghiệp Nhật Bản.
Meet AI+ tập trung vào 4 tính năng cốt lõi chính:
Phân biệt người nói chính xác
Meet AI+ sử dụng công nghệ AI tiên tiến để nhận diện và phân biệt chính xác từng người nói trực tiếp từ micro phòng họp hoặc thiết bị ghi âm chung , ngay cả khi:
- Nhiều người nói cùng lúc
- Giọng nói tương tự nhau
- Người tham gia luân phiên sử dụng nhiều ngôn ngữ
Hệ thống tự động nhận diện người nói và ngôn ngữ đang sử dụng mà không cần cài đặt trước.
Đây là điểm khác biệt quan trọng so với nhiều công cụ họp trực tuyến phổ biến vốn được thiết kế chủ yếu cho môi trường online tiêu chuẩn và thường gặp hạn chế khi áp dụng tại hiện trường.
Ngoài ra:
- Người dùng có thể chỉnh sửa tên người nói trực tiếp trên giao diện
- Tính năng tìm kiếm nhanh cho phép lọc và xem lại toàn bộ phát biểu của một người cụ thể
Điều này đặc biệt hữu ích khi cần rà soát lại ý kiến, cam kết hoặc quyết định của các vị trí quan trọng trong cuộc họp.
Tùy chỉnh linh hoạt theo từng loại cuộc họp
Meet AI+ cho phép tùy chỉnh toàn diện, từ định dạng biên bản đến mô hình triển khai.
Về nội dung và định dạng:
- Biên bản có thể thiết kế theo từng loại họp: standup hằng ngày, sprint review, brainstorming, họp chiến lược…
- Doanh nghiệp có thể tạo template riêng theo phòng ban hoặc toàn công ty, đảm bảo tính nhất quán trong cách ghi nhận thông tin
Về triển khai, Meet AI+ hỗ trợ cả mô hình SaaS cho việc sử dụng nhanh chóng và on-premise cho các tổ chức có yêu cầu nghiêm ngặt về kiểm soát dữ liệu.
Bảo mật thông tin ở cấp độ doanh nghiệp
Meet AI+ vận hành trong hệ thống khép kín, sử dụng các nền tảng AI được ủy quyền như Azure OpenAI, Gemini và các nhà cung cấp đạt chứng nhận.
Dữ liệu không được sử dụng để huấn luyện mô hình công cộng và không chia sẻ cho bên thứ ba. Toàn bộ quá trình truyền tải được mã hóa end-to-end theo chuẩn SSL/TLS, kết hợp với cơ chế bảo mật nhiều lớp.
Với các doanh nghiệp yêu cầu cao hơn, tùy chọn triển khai on-premise cho phép kiểm soát hoàn toàn vị trí lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Độ chính xác cao và khả năng cải thiện theo thời gian
Meet AI+ đạt độ chính xác chuyển giọng nói thành văn bản trên 90% và được tối ưu cho nhiều lĩnh vực khác nhau như công nghệ, sản xuất, tài chính và dịch vụ chuyên nghiệp. Hệ thống có khả năng thích nghi dần với thuật ngữ chuyên ngành, từ viết tắt và cách diễn đạt nội bộ của từng doanh nghiệp.
Điểm khác biệt quan trọng nằm ở khả năng học hỏi theo thời gian:
- Hệ thống phân tích các cuộc họp đã được doanh nghiệp phê duyệt
- Hỗ trợ tạo từ điển chuyên ngành trong quá trình sử dụng, từ viết tắt và cách diễn đạt nội bộ
- Không cần can thiệp thủ công
Đối với các tổ chức có yêu cầu đặc thù, Meet AI+ cung cấp tùy chọn huấn luyện mô hình riêng dựa trên dữ liệu được doanh nghiệp phê duyệt. Điều này giúp giảm đáng kể công sức chỉnh sửa thủ công và đảm bảo biên bản phản ánh đúng nội dung thảo luận thực tế.
Các tính năng hỗ trợ khác
Bên cạnh bốn tính năng chính, Meet AI+ còn cung cấp:
- Tự động phát hiện và tổng hợp các đầu việc, người phụ trách và thời hạn sau họp
- Tích hợp trực tiếp với Zoom, Microsoft Teams, Google Meet và các nền tảng họp phổ biến khác
Nhờ đó, Meet AI+ có thể dễ dàng được đưa vào quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp mà không cần thay đổi cách tổ chức cuộc họp.
| Tính năng | Khả năng chính | Lợi ích cho doanh nghiệp |
| Phân biệt người nói | Nhận diện tự động, hỗ trợ đa ngôn ngữ, tìm kiếm nhanh | Bản ghi rõ ràng, dễ theo dõi ai nói gì |
| Tùy chỉnh linh hoạt | Template theo loại họp, triển khai SaaS/On-premise | Phù hợp với mọi nhu cầu tổ chức |
| Bảo mật tuyệt đối | Mã hóa đầu cuối, dữ liệu cô lập, LLM được ủy quyền | An tâm về bảo mật thông tin nhạy cảm |
| Độ chính xác cao | >90% accuracy, cải thiện liên tục, custom training | Giảm thời gian chỉnh sửa, tăng hiệu quả |
Meet AI+ phù hợp với doanh nghiệp nào?
Meet AI+ được thiết kế cho doanh nghiệp Nhật Bản coi trọng độ chính xác, tính nhất quán và bảo mật thông tin họp, đặc biệt trong môi trường làm việc đa ngôn ngữ và phân tán.
1. Doanh nghiệp làm việc xuyên biên giới (Cross-border business)
Các doanh nghiệp thường xuyên họp với đối tác, khách hàng hoặc team nước ngoài phải đối mặt với:
- Rào cản ngôn ngữ
- Nguy cơ hiểu sai nội dung sau họp
- Mất nhiều thời gian tổng hợp, dịch và đối chiếu thông tin sau cuộc họp
Meet AI+ hỗ trợ tự động ghi chép cuộc họp đa ngôn ngữ (Việt – Anh – Nhật) và tạo bản ghi, biên bản và bản dịch sau họp một cách nhất quán. Nhờ đó, các bên liên quan có thể tham chiếu cùng một nguồn thông tin chuẩn, giảm thiểu sai lệch trong phối hợp và ra quyết định xuyên quốc gia.
2. Doanh nghiệp có nhiều bộ phận, nhiều địa điểm
Khi tổ chức mở rộng, thách thức không còn là “họp có ghi lại hay không”, mà là:
- Thông tin họp bị phân mảnh
- Biên bản không đồng nhất giữa các phòng ban
- Khó theo dõi đầu việc sau họp
Meet AI+ giúp chuẩn hóa cách tài liệu hóa cuộc họp thông qua hệ thống template theo từng loại cuộc họp, đồng thời tạo ra nguồn dữ liệu họp tập trung. Điều này đảm bảo nội dung họp được truyền đạt nhất quán giữa trụ sở chính và các bộ phận, chi nhánh.
3. Doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật thông tin
Với các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp Nhật Bản nói riêng, dữ liệu cuộc họp là tài sản nhạy cảm, liên quan trực tiếp đến chiến lược kinh doanh, thông tin khách hàng hoặc các dữ liệu quan trọng khác.
Meet AI+ được Miichisoft thiết kế theo tiêu chuẩn enterprise security:
- Xử lý dữ liệu trong môi trường khép kín
- Không sử dụng dữ liệu họp để huấn luyện AI bên ngoài
- Hỗ trợ triển khai on-premise cho doanh nghiệp cần toàn quyền kiểm soát dữ liệu
Điều này giúp doanh nghiệp ứng dụng AI mà không đánh đổi yếu tố bảo mật, một yêu cầu then chốt trong môi trường doanh nghiệp Nhật.
4. Doanh nghiệp có tần suất họp cao, cần quản lý tri thức hiệu quả
Khi số lượng cuộc họp tăng lên, việc ghi chép và tổng hợp thủ công dễ gây quá tải và thất thoát thông tin. Meet AI+ tự động hóa toàn bộ quy trình sau họp và hình thành kho tri thức từ các cuộc họp, cho phép:
- Tìm lại quyết định cũ
- Theo dõi lịch sử thảo luận
Triển khai nhanh trong 2-4 tuần, không gián đoạn hoạt động
Khác với các hệ thống enterprise thường mất 3-6 tháng để triển khai, Meet AI+ được Miichisoft thiết kế để có thể triển khai nhanh trong vòng 2–4 tuần, phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp Nhật Bản, nơi các hệ thống nội bộ thường cần được tích hợp cẩn trọng và hạn chế gián đoạn hoạt động. Trước khi đưa vào sử dụng chính thức, đội ngũ triển khai sẽ làm việc cùng doanh nghiệp để làm rõ mục tiêu sử dụng, bối cảnh họp và yêu cầu quản lý thông tin, từ đó cấu hình hệ thống phù hợp với cấu trúc tổ chức và quy trình hiện có.
Song song với quá trình cấu hình, Miichisoft tổ chức các buổi đào tạo bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh cho các bộ phận liên quan, nhằm đảm bảo người dùng hiểu đúng cách vận hành và khai thác dữ liệu họp. Sau khi go-live, hệ thống tiếp tục được hỗ trợ kỹ thuật và tinh chỉnh trong giai đoạn đầu, giúp Meet AI+ dần hòa vào nhịp làm việc hàng ngày của doanh nghiệp thay vì tạo thêm gánh nặng vận hành.
Về Miichisoft
Với gần 8 năm kinh nghiệm làm việc với thị trường Nhật Bản, Miichisoft hiểu sâu văn hóa kinh doanh, quy trình nghiệp vụ và yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp Nhật. Đội ngũ công ty thành thạo tiếng Nhật, có khả năng trao đổi trực tiếp với khách hàng ở cả cấp độ kỹ thuật lẫn quản lý, đảm bảo triển khai chính xác và hiệu quả.
Không chỉ cung cấp giải pháp, Miichisoft định vị mình là growth partner, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt hành trình chuyển đổi số – từ giai đoạn khởi đầu đến mở rộng quy mô. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp làm việc với một đối tác xuyên suốt, thay vì nhiều vendor rời rạc.
Meet AI+ đánh dấu bước chuyển quan trọng của Miichisoft – từ mô hình dự án tùy chỉnh sang sản phẩm có khả năng mở rộng quy mô, tích hợp các best practices và insight thực tế từ nhiều dự án quản lý cuộc họp, được đóng gói thành giải pháp ready-to-use nhưng vẫn linh hoạt tùy chỉnh.
Câu hỏi Thường gặp (FAQ)
1. Meet AI+ khác gì so với các công cụ AI meeting assistant phổ biến khác?
Phần lớn các giải pháp trên thị trường được thiết kế cho họp trực tuyến trong khi đó, Meet AI+ được phát triển chuyên biệt cho cuộc họp tại chỗ của doanh nghiệp Nhật Bản.
Ba điểm khác biệt chính:
- Phân tách giọng nói từ micro phòng họp: Nhận diện chính xác nhiều người nói từ một nguồn âm thanh chung, ngay cả khi trao đổi liên tục
- Biên bản theo chuẩn doanh nghiệp Nhật: Tùy chỉnh mẫu biên bản chi tiết theo từng loại cuộc họp và quy trình tài liệu hóa nội bộ
- Triển khai nội bộ cho dữ liệu nhạy cảm: Hỗ trợ cài đặt tại chỗ, giúp dữ liệu được lưu trữ và xử lý hoàn toàn trong hệ thống doanh nghiệp
2. Triển khai Meet AI+ có tốn nhiều thời gian và nguồn lực không?
Quy trình triển khai tiêu chuẩn chỉ mất 2-4 tuần từ kickoff đến go-live, bao gồm setup, cấu hình template và training người dùng. Team IT của bạn không cần tham gia sâu vì đội ngũ Miichisoft xử lý toàn bộ technical setup.
3. Meet AI+ có tích hợp được với các công cụ chúng tôi đang sử dụng không?
Meet AI+ tích hợp trực tiếp với các nền tảng họp phổ biến như Zoom, Microsoft Teams, Google Meet và Webex. Đối với gói Business và Enterprise, hệ thống có thể kết nối với các công cụ quản lý công việc như Slack, Asana, Notion để tự động đồng bộ action items. Với gói Enterprise, bạn có quyền truy cập API đầy đủ để tích hợp sâu với các hệ thống nội bộ khác.
4. Sau khi hợp đồng kết thúc, chúng tôi có thể tiếp tục truy cập dữ liệu không?
Tất cả dữ liệu cuộc họp đều thuộc về doanh nghiệp của bạn. Trước khi kết thúc hợp đồng, chúng tôi sẽ hỗ trợ export toàn bộ dữ liệu theo định dạng bạn yêu cầu (PDF, DOCX, JSON). Với gói on-premise, bạn đã sở hữu hoàn toàn dữ liệu ngay từ đầu trên hạ tầng của mình.
