Làm Sao Để Doanh Nghiệp Tránh Lãng Phí Hàng Nghìn Giờ Mỗi Tháng? 3 Bước Để Ứng Dụng AI Vào Quy Trình Làm Việc

Doanh nghiệp bạn có thể đang lãng phí hàng nghìn giờ làm việc, tương ứng với hàng trăm triệu đô mỗi năm do không biết cách dùng AI hiệu quả. Bài viết này sẽ chỉ ra những thực trạng lãng phí này và giới thiệu 3 cách đơn giản để ứng dụng AI vào quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả. Đừng để mất đi lợi thế cạnh tranh của bạn, hãy tìm hiểu ngay bài viết dưới đây!

40% thời gian của doanh nghiệp đang bị lãng phí

Một bài báo gần đây của Forbes cho biết, 94% nhân viên tại Mỹ thừa nhận họ phải dành một phần đáng kể trong thời gian làm việc cho các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian. Trên thực tế, thực trạng này không chỉ xảy ra ở Mỹ. Khảo sát của Automation Anywhere trên hơn 10.000 nhân viên tại 11 quốc gia cũng cho thấy một kết quả tương tự: trung bình hơn 40% thời gian làm việc bị tiêu tốn vào các tác vụ thủ công, không tạo ra giá trị thực sự cho tổ chức.

Nguồn: Clockify

Quy trình vận hành rời rạc cũng đang âm thầm khiến doanh nghiệp lãng phí hàng nghìn giờ làm việc mỗi tháng. Theo Harvard Business Review Analytics Services, 67% các phòng ban thừa nhận họ mất nhiều thời gian để phối hợp với các bộ phận khác do quy trình thiếu liên kết – ví dụ như phải nhập lại dữ liệu ở nhiều hệ thống khác nhau hoặc chờ phê duyệt từ nhiều cấp. Bên cạnh đó, các cuộc họp nội bộ cũng trở nên lãng phí khi không giải quyết được vấn đề cụ thể, hoặc không ra được quyết định chính xác do ghi chép thiếu dữ liệu đầy đủ.

Những vấn đề này không chỉ làm doanh nghiệp lãng phí hàng trăm ngày làm việc mỗi năm, mà còn khiến chi phí vận hành bị đội lên đáng kể.

Vậy AI hạn chế giờ làm việc lãng phí như thế nào?

Dưới áp lực nâng cao hiệu suất, nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay với quy trình rườm rà, những cuộc họp kém hiệu quả và sự phối hợp thiếu đồng bộ giữa các phòng ban. Tuy nhiên, ứng dụng AI vào quy trình làm việc sẽ giải quyết những vấn đề này, giúp tiết kiệm đến 40% thời gian làm việc vốn bị lãng phí, từ đó chuyển hóa thời gian thành giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp.

1. Tăng hiệu quả cuộc họp với AI Meeting Assistant

AI Meeting Assistant là giải pháp ứng dụng trí tuệ nhân tạo giúp doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ nội dung cuộc họp chỉ trong một trang A4 – nhanh chóng, chính xác và đa ngôn ngữ. Công cụ này có thể:

　・Tự động ghi chép và tạo biên bản cuộc họp bằng nhiều ngôn ngữ, giúp giảm thiểu rào cản ngôn ngữ. 

　・Tóm tắt nội dung, phân loại ý chính và xác định các nhiệm vụ quan trọng. 

　・Phân tích dữ liệu trao đổi trong cuộc họp để đề xuất hành động phù hợp với mục tiêu dự án hoặc phòng ban. 

Theo nghiên cứu về các công cụ AI Meeting Assistant sử dụng LLM, việc triển khai OpenAI Whisper để chuyển đổi giọng nói thành văn bản theo thời gian thực đã giúp nâng độ chính xác lên tới 95%. Trước đây, văn bản chuyển từ giọng nói chỉ đạt khoảng 70% độ chính xác và thường mất vài giờ sau cuộc họp để hoàn thiện. 

2. Tự động hóa các tác vụ lặp lại nhờ Low-code/No-code AI

Low-code/ No-code AI là những phương pháp phát triển phần mềm giúp người dùng tạo ra các ứng dụng mà không cần kỹ năng lập trình chuyên sâu. Nhờ đó, các phòng ban có thể dễ dàng xây dựng công cụ để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc hiện thực hóa ý tưởng từ văn bản sang hình ảnh chỉ trong vài phút.

Trên thực tế, doanh nghiệp có thể ứng dụng AI vào quy trình làm việc ở nhiều tác vụ, chẳng hạn như:

　・Xây dựng chatbot AI thông minh tự động đọc hiểu tin nhắn và kết hợp với dữ liệu nội bộ để xử lý nhanh chóng hàng trăm lượt câu hỏi mỗi ngày;

　・Tự động tạo landing page chỉ trong 5 phút, giúp hiện thực hóa ý tưởng và hỗ trợ đội ngũ marketing đẩy nhanh tiến độ ra mắt chiến dịch;

　・Tự động tạo ứng dụng dựa trên prompt người dùng, cho phép đội sales dễ dàng hình dung và trình bày sơ bộ các mẫu ứng dụng theo yêu cầu của khách hàng.

Unilever là một trong những ví dụ trong việc tận dụng low-code AI thành công. Họ đã xây dựng các hệ thống các cổng thông tin tự phục vụ đồng loạt tại 90 quốc gia, nhờ đó các nhà cung cấp ở khắp nơi trên thế giới có thể tự đăng ký, chuẩn bị hồ sơ giấy tờ và hoàn tất thủ tục pháp lý nhanh chóng và dễ dàng. Hệ thống đã rút ngắn tất cả quy trình từ 5 tuần xuống chỉ còn vài ngày – tiết kiệm cho doanh nghiệp cả về nguồn lực lẫn chi phí.

3. Tích hợp quy trình rời rạc với AI Workflow

AI Workflow là một chuỗi các bước có cấu trúc, trong đó trí tuệ nhân tạo được tích hợp để tự động hóa, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các luồng công việc, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.

　・Liên kết và tổng hợp dữ liệu thông minh

Một trong những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp hiện nay là dữ liệu bị phân mảnh – nằm rải rác trong các hệ thống CRM, phần mềm bán hàng, hay các kênh chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, AI Workflow có thể giải quyết vấn đề này bằng cách tự động thu thập, tổng hợp và đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào một hệ thống trung tâm duy nhất. Nhờ việc ứng dụng AI vào quy trình làm việc như vậy, các phòng ban không chỉ tiếp cận thông tin đầy đủ và chính xác mà còn giảm thiểu sự chồng chéo, thiếu đồng nhất trong dữ liệu.

Không những thế, AI còn có thể chủ động phân tích dữ liệu để phát hiện xu hướng tiềm ẩn, đưa ra dự báo hành vi người dùng và đề xuất chiến lược phù hợp. Các nền tảng như Microsoft Azure Machine Learning hay Google Cloud AI là những ví dụ điển hình, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi dữ liệu thô thành các kiến thức để thấu hiểu hơn về thị trường.

　・Tối ưu toàn bộ chuỗi quy trình

AI Workflow không chỉ đơn thuần là một công cụ tự động hóa, mà còn là “bộ não điều phối” trong toàn bộ hệ sinh thái vận hành. Từ khâu tiếp nhận dữ liệu, xử lý, phân tích đến phân công nhiệm vụ và đo lường kết quả, tất cả đều được kết nối liền mạch và tối ưu hóa theo thời gian thực.

Thay vì vận hành riêng rẽ theo từng phòng ban, doanh nghiệp có thể thiết lập một chuỗi luồng công việc xuyên suốt giữa các bộ phận như sales, marketing, kế toán hay chăm sóc khách hàng. Nhờ đó, không chỉ thông tin được đồng bộ, mà còn đảm bảo tiến độ luôn được theo dõi và tối ưu hóa các khâu vận hành.

JPMorgan Chase, một trong những ngân hàng hàng đầu tại Mỹ, đã ứng dụng AI vào quy trình làm việc để xử lý đơn vay vốn – một quy trình phức tạp và tốn nhiều thời gian. Nhờ AI Workflow, thời gian xét duyệt đã được rút ngắn từ 19 giờ xuống chỉ còn vài giây, mang lại trải nghiệm nhanh chóng và liền mạnh cho khách hàng, đồng thời tối ưu hiệu quả vận hành của ngân hàng.

Lộ trình 3 bước để doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng AI vào quy trình làm việc ngay hôm nay

Doanh nghiệp không cần sở hữu đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu hay phải đầu tư vào hạ tầng công nghệ phức tạp để bắt đầu hành trình ứng dụng AI. Với một lộ trình rõ ràng, bạn hoàn toàn có thể ứng dụng AI vào quy trình làm việc một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian, và tối ưu quy trình vận hành. 

Dưới đây là ba bước cốt lõi giúp bạn khởi động quá trình này một cách hiệu quả:

Bước 1: Xác định điểm nghẽn trong quy trình

Trước khi ứng dụng AI vào quy trình làm việc, doanh nghiệp cần xác định chính xác những điểm nghẽn đang làm giảm hiệu suất. Việc triển khai đồng loạt ở tất cả phòng ban không đảm bảo mang lại hiệu quả ngay lập tức. Thay vào đó, áp dụng AI đúng chỗ, đúng thời điểm sẽ giúp giảm thiểu sự kháng cự từ nội bộ và tối ưu hóa kết quả đầu tư.

Để xác định các “điểm nghẽn” trong quy trình, doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi cụ thể như:

　・Nghiệp vụ nào đang chiếm nhiều thời gian nhất của nhân viên?

　・Công đoạn nào thường xuyên xảy ra lỗi hoặc phải thực hiện lặp đi lặp lại?

　・Thông tin đang bị tắc nghẽn ở đâu, đặc biệt là giữa những bộ phận nào?

Làm rõ những “nút thắt” này là bước đầu tiên và quan trọng nhất để tránh đầu tư sai hướng, đồng thời giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực AI vào những vấn đề thực sự cần giải quyết trước tiên.

Bước 2: Chọn nền tảng AI phù hợp

Sau khi xác định rõ điểm nghẽn trong quy trình, doanh nghiệp cần tìm kiếm một nền tảng AI có thể giải quyết đúng vấn đề, đồng thời tích hợp mượt mà với hệ thống nội bộ để triển khai hiệu quả. Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp các nền tảng tiêu biểu kèm theo những tiêu chí quan trọng cần lưu ý khi lựa chọn:

　・AI Meeting Assistant

Với AI Meeting Assistant, doanh nghiệp cần lựa chọn nền tảng phù hợp với công cụ họp hiện tại, các công cụ AI Meeting Assistant tiêu biểu có thể kể tới： 

Một yếu tố không thể tách rời khi ứng dụng AI vào quy trình làm việc chính là bảo mật dữ liệu. Trong bối cảnh nội dung họp ngày càng chứa nhiều thông tin chiến lược quan trọng, yêu cầu về quyền riêng tư và kiểm soát dữ liệu trở nên khắt khe hơn bao giờ hết. 

Hiểu rõ vấn đề đó, Miichisoft đã phát triển AI Meeting Assistant – giải pháp trợ lý họp thông minh được triển khai trực tiếp trên hạ tầng nội bộ của doanh nghiệp. Toàn bộ quá trình ghi chú, tóm tắt và phân tích nội dung đều được xử lý cục bộ, đảm bảo dữ liệu không bị rò rỉ ra ngoài. Ứng dụng đạt độ chính xác lên đến 90%, giúp giảm tải ghi chép biên bản thủ công và nâng cao hiệu quả cuộc họp.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp AI vừa mạnh mẽ vừa an toàn, Miichisoft sẵn sàng đồng hành, cung cấp bản dùng thử miễn phí cùng tư vấn chuyên sâu để bạn đánh giá hiệu quả thực tế.

　・Low-code/ No-code AI

Các nền tảng Low-code/No-code AI giúp người dùng không chuyên tự xây dựng ứng dụng cho mình. Tuy nhiên, điều quan trọng là nền tảng đó phải đủ linh hoạt để tùy chỉnh theo từng nhu cầu cụ thể – từ nghiệp vụ đặc thù đến hệ thống quản lý nội bộ.

Cùng so sánh một số nền tảng phổ biến nhất trên thị trường hiện nay:

Xem thêm: Cách tạo ứng dụng AI chỉ trong vài giờ với nền tảng No-code. 

　・AI Workflow Builders

Vì AI workflow sẽ đảm nhận việc tối ưu hóa quy trình, kết nối liền mạch các nguồn dữ liệu phân tán, nên khả năng tích hợp với nhiều hệ thống nội bộ chính là một tiêu chí then chốt. 

Dưới đây là một số giải pháp tiêu biểu đang được ưa chuộng bởi khả năng tích hợp và tính ứng dụng cao:

Xem thêm: Sự trỗi dậy của AI Workflow: Cuộc cách mạng tiếp theo trong tự động hóa doanh nghiệp

Bước 3: Triển khai thử nghiệm và tối ưu hóa

Cuối cùng, doanh nghiệp không nên triển khai ứng dụng AI vào quy trình làm việc một cách đại trà ngay từ đầu, vì điều này dễ tạo ra tâm lý e dè trong nội bộ và khó đánh giá hiệu quả rõ ràng. Thay vào đó, nên tiếp cận theo hướng thận trọng và có chiến lược:

　・Ứng dụng AI vào quy trình làm việc của một bộ phận nhỏ trước tiên, như bộ phận Marketing, Nhân sự, hoặc Hành chính – những phòng ban dễ áp dụng và có thể nhanh chóng ghi nhận hiệu quả. 

　・Thiết lập KPI rõ ràng ngay từ đầu, chẳng hạn như số giờ tiết kiệm được mỗi tuần, mức độ hài lòng của nhân viên tăng bao nhiêu phần trăm, hay tỷ lệ áp dụng công cụ mới trong đội nhóm. Sau khi đã có kết quả tích cực, doanh nghiệp mới nên mở rộng sang các bộ phận khác.

Bạn vẫn gặp khó khăn khi đưa AI vào doanh nghiệp? Hãy để Miichisoft đồng hành với bạn!

Nếu doanh nghiệp còn băn khoăn về cách bắt đầu hoặc gặp khó khăn trong quá trình ứng dụng AI vào quy trình làm việc, việc lựa chọn một đối tác công nghệ phù hợp là bước đi chiến lược. Một đối tác giàu kinh nghiệm không chỉ hỗ trợ kỹ thuật mà còn giúp doanh nghiệp xác định bài toán ưu tiên và lộ trình triển khai phù hợp.

Miichisoft với hơn 7 năm kinh nghiệm và hơn 200 dự án thành công, là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp Nhật Bản trong phát triển hệ thống và tích hợp AI. Chúng tôi đồng hành từ khâu đánh giá quy trình, lựa chọn công cụ phù hợp đến triển khai và tối ưu giải pháp theo đặc thù vận hành của từng doanh nghiệp.

Nếu bạn đang muốn doanh nghiệp của mình phát triển thần tốc, bền vững thông qua việc ứng dụng AI vào quy trình làm việc, Miichisoft sẵn sàng cùng bạn bắt đầu ngay từ hôm nay.

Kết luận

Ứng dụng AI vào quy trình làm việc chính là giải pháp thiết thực cho bài toán tối ưu thời gian trong doanh nghiệp hiện đại. Chúng được ứng dụng linh hoạt để tự động hóa tác vụ, nâng cao hiệu quả họp và kết nối liền mạch các luồng công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn tăng cường hiệu suất vận hành một cách toàn diện và bền vững.

Đừng để doanh nghiệp của bạn tiếp tục lãng phí hàng nghìn giờ mỗi tháng. Hãy bắt đầu hành trình ứng dụng AI vào quy trình làm việc một cách hiệu quả cùng Miichisoft ngay hôm nay!