XLab Co., Ltd. là doanh nghiệp Nhật Bản uy tín trong lĩnh vực truyền thông và Marketing số có trụ sở tại Osaka. Công ty chuyên cung cấp giải pháp tổ chức hội thảo trực tuyến dành cho các khách hàng doanh nghiệp Nhật Bản.
Không chỉ dừng lại ở vai trò cung cấp công cụ, XLab hoạt động như một đại lý tổ chức sự kiện toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt từ khâu lập chiến lược, sản xuất nội dung đến quản lý dữ liệu và đo lường hiệu quả. Với sứ mệnh trở thành đối tác kiến tạo tương lai, XLab luôn chú trọng đổi mới công nghệ nhằm tối ưu hóa hiệu suất truyền thông và mang lại giá trị bền vững cho khách hàng.
Bài toán khách hàng gặp phải
Ông Fuji Katsuyuki, người sáng lập XLab, từng phải tự mình đảm nhiệm mọi công việc khi mới thành lập công ty – từ bán hàng, marketing đến tuyển dụng và đào tạo.
Đặc biệt trong việc tổ chức webinar, ông Fuji liên tục gặp phải tình trạng phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau cho mỗi sự kiện dẫn đến kém hiệu quả. Thực tế, đây không chỉ là vấn đề riêng của ông mà còn là thách thức chung của toàn thị trường webinar Nhật Bản thời điểm đó. Mặc dù webinar đang phát triển nhanh chóng, các nền tảng hiện có đều có ba hạn chế nghiêm trọng:
・Thiếu tính tự động hóa khiến quy trình bị phân mảnh
・Phụ thuộc quá nhiều vào người vận hành khiến khó mở rộng quy mô,
・Thiếu khả năng phân tích tổng hợp khiến việc đo lường ROI trở nên khó khăn.
Từ kinh nghiệm bản thân và hiểu rõ nỗi đau của các CEO đang phải “làm mọi việc”, ông Fuji đặt mục tiêu tạo ra một nền tảng webinar tự động all-in-one. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển sản phẩm, XLab đã gặp phải những khó khăn đáng kể:
・Đã từng thử hợp tác với đối tác trong nước nhưng thiếu hiệu quả, tốn nhiều chi phí và thời gian
・Dự án bị trì trệ ở khâu thiết kế, không đạt được kỳ vọng về chất lượng
・Mất cơ hội kinh doanh do chậm tiến độ phát triển sản phẩm
Yêu cầu dự án
Để giải quyết những bài toán trên, XLab đặt ra yêu cầu phát triển một nền tảng webinar all-in-one với khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến. Cụ thể, hệ thống cần có các tính năng cốt lõi sau:
・Tổ chức hội thảo đa dạng
・Tạo landing page chuyên nghiệp mà không cần kỹ năng lập trình.
・Công cụ email marketing tích hợp tự động.
・Quản lý khách hàng toàn diện, quản lý thông tin đăng ký, lịch sử xem webinar, phân tích hành vi người dùng.
・Phân tích và báo cáo chi tiết có thể theo dõi các chỉ số quan trọng của từng webinar.
Hai lý do khách hàng lựa chọn Miichisoft
XLab nhận thấy Miichisoft khác biệt ở hai điểm quan trọng:
・Đội sản xuất chuyên biệt với cố vấn người Nhật: Miichisoft cung cấp một đội sản xuất chuyên biệt làm việc từ xa, với cố vấn người Nhật tham gia trực tiếp vào dự án. Điều này giúp XLab yên tâm về khả năng giao tiếp và tháo gỡ các rào cản nghiệp vụ phức tạp.
・Khả năng thấu hiểu, đối ứng và tư vấn: Đội ngũ Miichisoft thể hiện khả năng thấu hiểu bài toán của XLab, đối ứng linh hoạt với các yêu cầu, đồng thời chủ động tư vấn các giải pháp tối ưu cho dự án.
Giải pháp của Miichisoft
Dựa trên ý tưởng và định hướng phát triển nền tảng webinar all-in-one của XLab, Miichisoft đảm nhận toàn bộ khâu phát triển và kỹ thuật để hiện thực hóa tầm nhìn này. Nền tảng được xây dựng với các nhóm tính năng chính:
Tự động hóa trải nghiệm khách hàng
・Phát sóng webinar: Hỗ trợ livestream trực tiếp, phát video đã quay sẵn, và phát sóng giả lập
・Phát hành URL xem tự động: Tự động tạo URL xem duy nhất cho từng người đăng ký
・SMS/Email nhắc nhở: Gửi thông báo nhắc nhở tự động với tỷ lệ gửi thành công cao
Tối ưu hóa thu hút và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng
・Chức năng CMS: Cung cấp template để tạo trang giới thiệu sản phẩm và trang đăng ký với khả năng chỉnh sửa trực quan
・Quản lý khách hàng: Quản lý tập trung thông tin đăng ký và lịch sử xem webinar
・Tạo form đăng ký: Form đăng ký có thể tùy biến linh hoạt
・Email marketing: Hỗ trợ gửi email với tỷ lệ gửi thành công cao
・LINE marketing: Tích hợp với LINE Official Account để chăm sóc khách hàng
・Quản lý thành viên: Thiết lập phân quyền truy cập cho làm việc nhóm hiệu quả
Đo lường hiệu quả và tối ưu hóa
Phân tích webinar: Hiển thị các chỉ số như tỷ lệ đăng ký, tỷ lệ xem, tỷ lệ rời bỏ
Dashboard: Theo dõi các chỉ số theo thời gian thực
Khảo sát: Thu thập và phân tích phản hồi từ người tham dự
Kết quả dự án
Chỉ trong 6 tháng, từ phân tích yêu cầu đến phát triển đến ra mắt sản phẩm WebinarBase hoàn thiện.
Tiết kiệm 61% thời gian tổ chức webinar, nhờ vào hệ thống quản lý tập trung.
Từng bước chuyển đổi mô hình dịch vụ sang dạng one-stop, tối ưu vận hành cho khách hàng doanh nghiệp.
Tăng trưởng vượt trội với tốc độ tăng trưởng 200% về số lượng khách hàng mỗi quý, Webinar Base nhanh chóng khẳng định vị thế trên thị trường Nhật Bản.
