すべてのプロジェクトが、握手による合意でスタートするわけではありません。中には、あまりにも複雑で、多くの利害関係者が絡むものもあります。
重要なプロジェクトを、「この人が一番いい」と思って誰かに任せる前に、立ち止まってください。ゆっくりしてください。そして、大きなプロジェクトを成功させるために必要な最も重要な文書のひとつであるRFPを作成しましょう。
1. rfp とは ?
RFPの意味は「Request for Proposal」の略で、日本語では「提案依頼書」と訳されます。 RFP 提案 依頼、プロジェクトを発表し、説明し、資格のある請負業者にプロジェクトを完成させるための入札を求めるビジネス文書です。ほとんどの組織はRFPを使用してプロジェクトを開始することを好み、多くの政府は常にRFPを使用しています。
RFPを使用する場合、入札を要求するエンティティは、提出された入札の実現可能性、入札会社の財務健全性、および各入札者のプロジェクト実施能力を評価する責任があります。
参考: https://ja.wikipedia.org/wiki/rfp
RFPの重要なポイント
・提案依頼書（RFP）は、プロジェクトを完了するための請負業者への入札が求められていることを示す、組織によって公開されたプロジェクトの発表です。
・RFPは、プロジェクトを発行する会社とそれに応答する会社のプロジェクトを定義します。
・RFPは、プロジェクト、その目標、およびそれを後援している組織について説明し、入札プロセスと契約条件の概要を示します。
・RFPは、ほとんどの政府機関と多くの民間企業や組織で使用されています。
・別の方法は、プロジェクトを達成するための最良のベンダーと最良の計画を特定できない可能性がある、あまり形式的ではないプロセスです。
2. 提案依頼書（RFP）を理解
RFP（提案依頼書）は、大規模なプロジェクトを実施する際に使用される書類で、複数の下請け業者が必要となる場合があります。RFPは、プロジェクトの範囲、基準、入札プロセス、契約条件などについて説明します。
RFPには、実行するタスクを説明する作業明細書と、作業を完了するためのタイムラインが含まれています。また、入札者が含めなければならない情報や希望する形式に関する指示が含まれています。
注意点として、提案は詳細すぎず、曖昧すぎず、請負業者の創造性を妨げず、困惑させることがないようにする必要があります。
RFPは、政府機関や公共部門の組織によって発行されることが一般的ですが、民間企業間の競争を開放し、偏見を取り除くためにも使用されます。また、民間または公共の組織が、複数の入札とさまざまな視点を得るためにRFPを発行する場合もあります。
例えば、レポートプロセスを紙ベースのシステムからコンピュータベースのシステムに変更したい企業は、新しいシステムを確立して統合するためのハードウェア、ソフトウェア、およびユーザー トレーニングプログラムの提案を依頼することができます。競争入札プロセスにより、より深い洞察が得られる場合があります。
3. RFPの要件
政府機関または他の団体は、完全でオープンな競争を提供し、ソリューションのコストを引き下げるために、提案の要求を発行する必要があります。最も適した提案を選ぶことは、常に最低価格の入札を意味するわけではありません。
提案依頼書を巧みに作成することで、成功または失敗を確実にすることができます。要件があいまいすぎる場合、入札者は問題に対する適切な解決策を設計および実装しない可能性があります。要件が詳細かつ制限的すぎる場合、入札者のイノベーションが制限される可能性があります。
RFPプロセスは、提案依頼書の作成から始まります。入札者は提案を検討し、改善案を提出します。フィードバックを実装した後、最終的な提案依頼書が発行されます。その後、入札者は提案を提出します。
顧客は入札者の少数のグループに絞り込み、価格設定や技術的な詳細に関する交渉に入ります。顧客は、契約を授与する前に、残りの入札者に最良かつ最終的なオファーを提出するよう依頼することができます。その後、問題に最適なソリューションを提供する会社に契約が提示されます。
4. RFPのメリット
RFPは、部分的には広告です。プロジェクトが進行中であることを発表し、仕事を成し遂げることができる適格な候補者への扉を開きます。
政府では、RFPは、契約の報酬の要因としてクロニズムが取り除かれることを保証する方法として採用されています。また、プロセスを競争に開放することで、プロジェクトのコストを低く抑えることが期待できます。
RFPに代わるものは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの潜在的なベンダーを調査して特定することを要求する、あまり正式ではないプロセスです。検索の網羅性に応じて、潜在的な応答が制限される可能性があります。新しいベンダーや革新的な回答が明らかになる可能性は低くなります。
5. RFPとRFQとRFIの違い
提案依頼書（RFP）、見積依頼書（RFQ）、および情報提供依頼書（RFI）は、企業やその他の団体がビジネスコミュニティに連絡を取り、サプライヤーや請負業者に連絡を取るために使用する3つの異なるタイプのドキュメントです。
・上記のように、提案依頼書（RFP）は、計画されている特定のプロジェクトを発表し、仕事を成し遂げることができる請負業者を募ります。
・見積依頼書（RFQ）は、特定の製品またはサービスを提供する契約の入札を求める多くのサプライヤに送信される勧誘です。要求には、必要な品質と量、および会社または組織が希望するタイミングを指定する必要があります。
・情報提供依頼書（RFI）は、サプライヤーが提供できる製品およびサービスに関する書面による情報をサプライヤーに求めるものです。今後の参考のために、サプライヤーのデータベースの情報を収集するために使用される場合があります。
- 続きを見る: RFPとRFQの違いををわかりやすく解説
6. RFPの例
たとえば、連邦鉄道管理局が、高速鉄道システムの資金調達、設計、建設、運用、および保守に関する提案を求める要求を出したとします。
利害関係者は、文書に概説されている要件を満たす提案を提出します。締め切りまでに受け取った提案に基づいて、運輸省は提案のさらなる検討と開発のための委員会を設立します。
DOTは、その目標を最も包括する提案を選択し、その作業を実行するために会社を雇います。
詳細なRFPを見る
このチェサピークベイトラストのサンプルRFPは、要求を成功させるために必要な適切なレベルの詳細を示しています。提案では、プロジェクトについて説明し、組織の概要を示し、追求しているサービスの目標を定義し、提案がどのように評価されるかを説明します。予想される形式、予算の制限、および期限の要件を伝えます。
RFPには、トラストが何を求めているかをさらに明確にするために、多くの補足文書と証拠資料も含まれています。これは、追求するサービスの範囲を定義するのに役立つだけでなく、関心のある企業がスケジュール、ロジスティクス、および価格を評価するのにも役立ちます。
他のサンプルは、TechSoup(非営利団体向けのハウツー情報のライブラリとサンプルRFPを提供するサイト)で見つけることができます
7. RFPに関するよくある質問
7.1 RFPとは？
提案依頼書(RFP)は、それを発行する会社または他の組織によって提案された新しいプロジェクトを完了するための入札に対する公開の要求です。これは、競争を促進し、プロジェクトのプランナーが検討する可能性のあるさまざまな代替案を奨励することを目的としています。
7.2 RFP要件とは?
RFPでは、実行可能な回答を引き付けるために、プロジェクトを十分に詳細に説明および定義する必要があります。u003cbr/u003eu003cbr/u003e入札予定者は、ビジネスの性質とプロジェクトで達成したい目標を理解できる必要があります。プロジェクトは、入札者がその範囲と、それを実行するために提供する必要があるすべての製品とサービスを明確に理解できるように、十分に詳細に定義する必要があります。u003cbr/u003eu003cbr/u003e予想される提案の形式も詳しく説明する必要があります。オファーを比較対照するには、統一された応答が必要です。u003cbr/u003eu003cbr/u003eRFPはかなり厳格な形式に従っていますが、その形式は、RFPを作成する機関や企業によって異なる場合があります。ノースカロライナ州のRTIInternationalからのこのサンプルは、紹介と背景、成果物の説明、および選択基準に関する情報を含む、典型的なRFPの要素を示しています。
7.3 RFPとRFQの違いは何ですか?
金物店が園芸用品部門を拡大しており、棚を埋めるのに必要なサプライヤーを見つける必要があるとします。ガーデニング製品の多くの潜在的なサプライヤに見積依頼(RFQ)を送信する場合があります。応答により、確立された価格で、必要な量と品質の商品の1つまたは複数のサプライヤーとの関係を確立することができます。u003cbr/u003eu003cbr/u003e企業または他の組織がRFQを送信するとき、必要なものを正確に把握しており、最良のサプライヤーを探しています。u003cbr/u003eu003cbr/u003eRFPは、より自由度の高いプロセスです。ビジネスまたは組織は、新しいプロジェクトを実行する資格のある請負業者を探しています。プロジェクトとその目標はある程度詳細に定義されていますが、応答には創造性の余地があります。たとえば、児童公園のRFPでは、請負業者が公園に含まれる正確なレイアウト、設備、設備を提案できる場合があります。
8. RFPを使用するのはいつですか?
大小を問わず、企業は現在の業務を維持するのに十分なリソースしか持っていない傾向があります。彼らが新しいプロジェクトに取り組みたい場合、それをワークロードに追加するためのリソースも専門知識も手元にありません。
このような場合、RFPは、プロジェクトを完了するために必要な専門知識を採用するための効率的な方法を企業に提供します。
9. RFPの後はどうなりますか?
RFPの後にPAsが続きます。提案はレビューのために提出されます。プロジェクトの規模と範囲によっては、このレビューは多数の委員会が関与する複数レベルのプロセスになる場合があります。特に政府機関は機敏に動くことで知られていません。
どんなに時間がかかっても、審査プロセスは、プロジェクトの最終選考と開始日を視野に入れた追加情報の提出を求められる可能性のある少数のファイナリストに提案を絞り込むために使用されます。
10. 結論
RFPは、プロジェクトを発行する会社とそれに応答する会社のプロジェクトを定義します。適切に作成されたRFPは、提案の背後にある意図を伝え、最終結果が期待に応えるものであることを保証します。
また、オープンなプロセスを保証します。理想的には、複数の入札者が応答します。これにより、組織はさまざまなアプローチと価格を検討し、ニーズに最も適したものを選択する機会が得られます。
