RFPとRFIの違いは何ですか？プロジェクトの要件を明確に理解するために、RFIとRFPをどのように使い分けたらよいのでしょうか。以下の記事でご紹介します。
1．RFIとRFPとは
調達や情報提供の依頼には、専門用語や略語が多く含まれます。そこで、それぞれの文書の違いについて掘り下げる前に、いくつかの重要な定義について説明します。
1.1 RFXとは
RFXとは、Request for ____ (空欄 埋める)の頭文字をとったものです。バイヤーがベンダーに対して発行するアンケート依頼を総称して言う言葉です。つまり、RFXは、RFI (request for information)、RFQ (request for quotation)、RFP (request for proposal)などの略となります。
1.2 RFIとは
RFIとは、Request for Informationの頭文字をとったものです。情報提供依頼とは、ベンダーに製品やサービスについて尋ねるために使用される質問状のことです。多くの場合、RFIは計画目的のために一般的な情報、市場の詳細、ソリューションのアイデアを収集します。
RFI(情報提供依頼)のメリット
RFIの作成に時間をかけることは負担に感じるかもしれませんが、長い目で見れば、ダメージコントロールの一種として、時間とコストの両方を節約することができます。RFIプロセスを開始することには、いくつかの利点があります。
- 市場を理解する機会を得ることができ、どのサプライヤーが貴社のビジネスに真剣に取り組んでいるかを知ることができます
- 競合製品の概要を知ることができる
- RFP/RFQで現実的な要件を提示するための製品情報を収集することができます
- RFPやRFQに参加させたいベンダーの候補をリストアップすることができます
- しかし、RFIプロセスを開始することにはデメリットもあります
RFI（情報提供依頼）のデメリット
RFIプロセスを開始することの大きなデメリットは、サプライヤーが、潜在的な顧客があまり真剣に取り組んでいないものと見なし、その場合、対応にあまり考えを巡らせず、単に標準価格とパンフレット（どうせオンラインで簡単に見つけられる情報）を送り、顧客の特定のニーズに注意を払わない可能性があることです。
また、サプライヤーは、バイヤーの真のコミットメントを確認できない場合、情報を全く送らないというデメリットもあります。構造化された回答を書くのは時間もお金もかかるので、義務がない以上、それをやりたくないと思うサプライヤーがいるのも理解できる。
また、「真のコミットメント」とは何かは、ビジネスによって異なるため、定義するのは難しい。そのため、RFIをスキップしてRFPやRFQを進めることを好む企業もあります。
また、RFIを実施すると、RFIのレビューにかかる時間を考慮する必要があるため、購買プロセスが長引きます。しかし、RFIを実施しない場合、一部のサプライヤーは、他のサプライヤーより不利になったと感じるかもしれません。
そのため、情報収集に十分な時間がある場合は、RFPプロセスの前にRFIプロセスを開始するのがよいでしょう。そうでない場合は、RFPの送付を進めることが可能です。
1.3 RFPとは
RFPとは、Request for Proposal（提案依頼書）の頭文字をとったものです。提案依頼書とは、バイヤーが潜在的なベンダーから意思決定に重要な情報を収集するために使用する詳細な質問票です。RFPは、ベンダーを評価し、選択の正当性を文書化するために最もよく使われるツールの1つです。
RFP(提案依頼書)のメリット
RFPプロセスを立ち上げたいと思う理由はいくつかあります。
- 特定の製品またはサービスを購入する意図をサプライヤーに通知するため
- 選択したサプライヤーから正式な提出を受け、提案の比較を可能にするため
- 特定のサプライヤーを優遇することなく、正式かつ公正なプロセスを実施していることを示すため
- しかし、いくつかのデメリットも存在します
RFP（提案依頼書）のデメリット
RFPの大きな欠点は、RFPはリスクが高い、歩留まりが悪いと考える優秀なベンダーの見込み客の参加をNGにしてしまうことです。
もう一つの欠点は、RFPプロセスはサプライヤーを集める時間を大幅に短縮するものの、一定の数の入札者しか招かないことで競争を弱めるシステムとみなされる可能性があることです。
最後になりましたが、コストもかかり、時間もかかり、官僚主義が生まれるということもあります。それでも、メリットはデメリットを凌駕する。
2．RFIとRFPの類似点
まず、AJはRFIとRFPの類似性について述べ、両者の混同は理解できる。AJは、次のような点を挙げています。
- それぞれのリクエストは、バイヤーによって開始され、複数のセラーに送信することができます。
- それぞれのリクエストはバイヤーによって開始され、複数のセラーに送信できます。
- RFIとRFPのどちらも、正式なコミットメントを伴わない。それ以降の行動は、バイヤーの裁量に任されています。
3. RFIとRFPの違い
用語が分かりにくいと感じているのはあなただけではありませんし、実際、発行機関によって間違った表現がされている募集もあります。RFIとRFPの違いを考える良い方法は、それぞれが異なる購入準備のレベルを示しており、RFIが最も準備不足で、RFQが最も準備不足であることを示すということです。
- RFI – これは情報提供の要請であり、政府機関はおそらくソリューションの市場にいるが、すぐに購入するわけではないことを示す信号である。RFIへの回答を読んだ後、契約機関は、ビジネス上の問題に対する利用可能なソリューションと、それを支援できる競合ベンダーについて、より良い情報を得ることができます。また、どのベンダーがこの分野で最も高い見識や市場知識を有しているかについても、十分に理解することができます。
- RFP – これは提案依頼であり、発行者がベンダーを探すが、購入する前にもっと詳細な情報が必要であり、新しいアプローチやアイデアを受け入れることを示す。RFPでは、ベンダーに価格と、契約を獲得した場合のアプローチについて尋ねます。また、RFPでは、落札者が満たす必要のある期限やタイムラインについても確認することができます。
4．RFIとRFPは、どのような場合に使用すべきでしょうか？
RFIとRFPの違いを理解すれば、どちらを使うべきかを決めるのはとても簡単です。実際、最初のステップは、何を達成しようとしているのかを明確にすることです。
まずは、以下の質問に答えることから始めましょう：
- ベンダーにどのような質問をすればよいか知っていますか？
- ベンダーに質問する内容は決まっているのか、それとも一般的な質問か。
- 優先的なベンダーリスト（ショートリスト）をすでに持っているか？
- 正式なRFPプロセスで入札を行う必要があるか？
- リピーターか初対面のベンダーか？
- 何を求めているかは明確か、それともベンダーに提案してもらいたいか。
これらの質問に対する答えを得るために、社内でディスカッションを行うことも必要です。将来的な失敗を避けるために、チームに尋ねるべきその他のRFPに関する質問も見つけてください。
どちらを選ぶべき？RFIかRFPか？
どちらを選ぶかは、自分が置かれたステージを認識することに尽きます。もし、サプライヤーの概要を知りたい、あるいは自分の悩みを解決する方法があるかどうかを確認したいのであれば、RFIが適しているかもしれません。購入に近づいているが、アイデアを求めているのであれば、RFPがよいでしょう。
5．最後に
これらのプロセスを正しく実行するためには、時間、献身、そしてスキルが必要です。そうでなければ、問題解決の糸口がつかめず、時間を無駄にすることになりかねません。どのようなプロセスを選択するにしても、なぜそれを行うのか、どのような結果を期待するのかを常に念頭に置いてください。
