RFIとRFPの違いをわかりやすく説明

2023年3月27日

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RFIとRFPの違いを知ることで、ソーシングの成果を向上させることができます。このガイドでは、どのような場合に各々を使用するのかについて説明します。

それぞれの違いや最適な使用シーンを知ることで、組織のために商品やサービスを調達する際に、より迅速で効果的なビジネス上の意思決定を行うことができるようになります。

1．RFIとRFPとは

1.1　RFIとは

RFIとは、「Request For Information」の略称で、「情報提供依頼書」と呼ばれるものです。情報提供依頼とは、サプライヤーのサービス内容、機能、潜在的な能力について詳しく知るための、サプライヤーへの一般的な依頼です。RFIは、製品と機能に関する情報を求めるための予備的な評価ステップである。

RFIは、特定の価格やサービス層に関する情報を特に求めるものではなく、購入の予備的な要件を満たす潜在的なサプライヤーに関する情報を得るために使用されます。RFIの目的は、ビジネスの目的や課題を満たすための調査を行い、計画を策定することです。

したがって、RFIは以下を含む必要がある。

目次
序章とRFIの目的
RFIの範囲についての説明
RFI文書で使用する略語と用語（サプライヤーが認識できる業界標準の用語を使用することが重要です）
記入用テンプレート（サプライヤーを比較検討する際に、作業がしやすくなります）
次のステップであるRFP（提案依頼書）またはRFQ（割当依頼書）についての詳細

RFIプロセスを開始する目的は、1つのサプライヤーに決定する前に複数の選択肢を検討することです。

また、RFIプロセスを実施することで、サプライヤーは入札プロセスが公正であることを知ることができます。入札に招かれた企業が現実的に落札できる可能性がない場合、サプライヤーはそれを認識し、最終的に参加は減少することになります。

1.2　RFPとは

RFPは「Request for Proposal」の略で、日本語では「提案依頼書」と訳されます。提案依頼書（RFP）とは、プロジェクトを発表し、その内容を説明し、そのプロジェクトを完了するために適格な請負業者から入札を募るビジネス文書である。

ほとんどの組織がRFPを使用してプロジェクトを開始することを好み、多くの政府も常にRFPを使用しています。

RFP文書には、以下を含める必要がある。

目次
機密保持または非開示の同意書
クライアントとプロセスに関する基本情報
プロジェクトの範囲とスコープ
提案されたタイムライン
詳細なデザイン情報および要件
商業的な要件
割り当てられた予算
サプライヤーの評価基準
提出方法

この段階で時間をかけることで、良い回答が得られるため、RFPの徹底的な準備は重要です。多くの場合、企業は事前説明会を開催し、サプライヤーに説明を行い、質問に答えます。

2．RFIとRFPのメリット

2.1　RFIのメリット

RFIの作成に時間をかけることは負担に感じるかもしれませんが、長い目で見れば、ダメージコントロールの一種として、時間とコストの両方を節約することができます。RFIプロセスを開始することには、いくつかの利点があります。

市場を理解する機会を得ること
市場を理解する機会を得ることができ、どのサプライヤーが貴社のビジネスに真剣に取り組んでいるかを知ること
競合製品の概要を知ること
RFP/RFQで現実的な要件を提示するための製品情報を収集すること
RFPやRFQに参加させたいベンダーの候補をリストアップすること
しかし、RFIプロセスを開始すること

2.2　RFPのメリット

RFPの大きな欠点は、RFPはリスクが高い、歩留まりが悪いと考える優秀なベンダーの見込み客の参加をNGにしてしまうことです。

もう一つの欠点は、RFPプロセスはサプライヤーを集める時間を大幅に短縮するものの、一定の数の入札者しか招かないことで競争を弱めるシステムとみなされる可能性があることです。

最後になりましたが、コストもかかり、時間もかかり、官僚主義が生まれるということもあります。それでも、メリットはデメリットを凌駕する。

3.　RFIとRFPのデメリット

3.1　RFIのデメリット

RFPプロセスを立ち上げたいと思う理由はいくつかあります。

特定の製品またはサービスを購入する意図をサプライヤーに通知するため。
選択したサプライヤーから正式な提出を受け、提案の比較を可能にするため。
特定のサプライヤーを優遇することなく、正式かつ公正なプロセスを実施していることを示すため。

しかし、いくつかのデメリットもあります。

3.2　RFPのデメリット

RFIプロセスを開始することの大きなデメリットは、サプライヤーが、潜在的な顧客があまり真剣に取り組んでいないものと見なし、その場合、対応にあまり考えを巡らせず、単に標準価格とパンフレット（どうせオンラインで簡単に見つけられる情報）を送り、顧客の特定のニーズに注意を払わない可能性があることです。

また、サプライヤーは、バイヤーの真のコミットメントを確認できない場合、情報を全く送らないというデメリットもあります。構造化された回答を書くのは時間もお金もかかるので、義務がない以上、それをやりたくないと思うサプライヤーがいるのも理解できる。

また、「真のコミットメント」とは何かは、ビジネスによって異なるため、定義するのは難しい。そのため、RFIをスキップしてRFPやRFQを進めることを好む企業もあります。

また、RFIを実施すると、RFIのレビュー時間を考慮する必要があるため、購買プロセスが延長されます。しかし、RFIを実施しない場合、一部のサプライヤーは、他のサプライヤーより不利になったと感じるかもしれません。

そのため、情報収集に十分な時間がある場合は、RFPプロセスの前にRFIプロセスを開始するのがよいでしょう。そうでない場合は、RFPの送付を進めることが可能です。

4.　RFIとRFPの違い

結論から言うと、RFIは一般的に「何が欲しいかわかっているが、サプライヤーからもっと情報が欲しい」場合に使用します（RFIに続いてRFQを発行するのが一般的です）。RFPはRFIよりもオープンな傾向があり、サプライヤーが特定のプロジェクトをどのように設計し完成させるかについて、独自の提案も提供できるようになっています。