企業が毎月数千時間の無駄を防ぐには？業務プロセスへのAI導入・3つのステップ

あなたの企業は、AIを効果的に活用できていないことで、年間数百億円に相当する数千時間の労働時間を無駄にしているかもしれません。本記事では、そのような「見えない無駄」の実態を明らかにし、業務プロセスへのAI導入ための3つのシンプルな方法をご紹介します。時間を節約し、生産性を飛躍的に向上させるチャンスを逃さないために、競争優位性を保つためにも、今すぐ記事をご確認ください！

企業の40%の業務時間がムダに

Automation Anywhereが11か国・1万人以上の従業員を対象に実施した調査によると、企業は業務時間の40%以上を、手作業や繰り返しの多いルーチンワークに費やしていることが明らかになりました。これらの業務は、組織全体の目標に直接貢献しないにもかかわらず、多くのリソースを消費しています。これは、生産性が企業の命運を分ける現代において非常に深刻な課題と言えるでしょう。

この問題は特に日本で顕著です。Sansan社の調査によれば、日本の従業員の82.5%が経理・財務部門に所属していないにもかかわらず、請求書の紙処理のために出社を余儀なくされています。請求書処理は「受け取り」「開封」「分類」「確認」「承認」「保管」など複数のステップが必要で、1件あたり平均52分もかかるというデータもあります。1人あたり月に約96.1件の請求書を処理していることから、企業は繰り返しの紙業務に何千時間もの労働時間を無駄にしている状況です。

ムダな時間は紙業務だけにとどまりません。社内会議の非効率さも、企業の生産性を静かに蝕んでいます。PRTimesの調査によると、88.8%の従業員が「社内会議は無駄が多い」と感じており、その主な理由は「会議時間が長すぎること」と「課題が不明瞭」にあります。

出所：ハイブリットワーク時代の社内会議の実態調査「社内会議白書2023 by MeetingBase」

さらに、総務省の報告では、多くの日本企業が依然として分断された業務プロセスで運用されていることが指摘されています。部門間でのデータ共有が不十分なため、社員は同じ作業を何度も繰り返す必要があり、業務の重複が発生しています。こうした非効率な業務体制は、時間の浪費にとどまらず、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を阻む大きな障壁にもなっています。

このような課題が積み重なることで、年間で何百日分もの労働時間が失われ、運用コストの増大やイノベーションの遅れといった深刻な影響をもたらしています。

では、AIはどのように「ムダな労働時間」を削減するのか？

業務効率の向上が求められる中、多くの企業はいまだに煩雑な業務フロー、非効率な会議、部門間の連携不足に頭を悩ませています。しかし、業務プロセスへのAI導入によって、最大で40%のムダな業務時間を削減し、「時間」を企業の実質的な価値へと転換できるようになります。

会議の生産性を向上させるAIミーティングアシスタント 

AIミーティングアシスタントは、会議の内容をA4一枚に要約できるAIツールであり、迅速かつ正確に、そして多言語で対応可能です。主な機能として：

・多言語対応の自動議事録作成：音声をリアルタイムでテキスト化し、言語の壁を軽減

・要点の自動分類とタスク抽出：会議の中で重要なポイントや次のアクションを明確化

・プロジェクトや部門目標に沿った提案の自動生成：会議内容を分析し、最適なアクションを提案

LLM（大規模言語モデル）を活用したAIミーティングアシスタントの研究によると、OpenAIのWhisperを用いた音声認識では、リアルタイムで95%の精度でテキスト化が可能となりました。従来の手法では文字起こしの精度は約70%で、会議後に数時間をかけて修正が必要でしたが、AI導入により大幅な時間短縮と精度向上が実現しています。

繰り返し作業を自動化する「ローコード／ノーコードAI」

ローコード／ノーコードAIとは、専門的なプログラミングスキルがなくてもアプリケーションを開発できるAI活用手法です。これにより、各部門の担当者が自ら繰り返し業務の自動化ツールを構築したり、テキストから画像への変換といったアイデアを数分で実現できるようになります。

業務プロセスにAIを導入する際には、さまざまな業務フローに応用可能です。たとえば：

・社内データと連携したAIチャットボットを構築し、1日に数百件の問い合わせに自動対応

・ランディングページを5分で自動生成し、マーケティング部門のキャンペーン立ち上げを加速

・プロンプトからアプリを自動生成し、営業チームが顧客ニーズに合わせて即座にプロトタイプを提示可能

Unilever（ユニリーバ）は、ローコードAIを活用して成功した代表的な企業の一つです。同社は、世界90カ国にわたりセルフサービス型のポータルサイトを構築し、世界中のサプライヤーが自ら登録、書類準備、法的手続きを迅速かつ簡単に完了できる仕組みを整えました。その結果、従来5週間かかっていた手続きが数日に短縮され、人的リソースとコストの大幅削減に成功しています。

分断された業務プロセスを統合する「AIワークフロー」

AIワークフローとは、構造化された一連のステップであり、その中に人工知能（AI）が組み込まれて、自動化を実現します。これにより、企業は業務フローの最適化、ミスの最小化、そして運用効率の向上を図ることができます。

• 分散されたデータを統合し、スマートに活用

現在、多くの企業が直面している最大の課題のひとつは、「データの断片化」です。データはCRM、営業管理システム、カスタマーサポートチャネルなど、複数のシステムに分散されて保管されています。しかし、AIワークフローを導入することで、これらのデータを自動で収集・統合・同期し、単一の中央システムへ集約することが可能になります。こういう業務プロセスにAIを導入することにより、各部門が正確かつ完全な情報にアクセスできるようになり、データの重複や不一致といった課題も大幅に削減されます。

さらにAIは、蓄積されたデータを自動的に分析し、潜在的なトレンドを発見したり、ユーザー行動を予測したり、最適な戦略を提案することもできます。たとえば、Microsoft Azure Machine Learning や Google Cloud AI などのプラットフォームは、企業が生データを有益な知見に変換し、市場理解を深めることを支援しています。

• 業務全体をリアルタイムで最適化

AIワークフローは、単なる自動化ツールではありません。それは、企業全体の運用エコシステムにおける「中枢」として機能します。データの取得、処理、分析、タスクの割り当て、成果の測定といった一連のプロセスが、リアルタイムで接続され、最適化されるのです。

従来のように部門ごとに独立して運用するのではなく、営業、マーケティング、経理、カスタマーサポートなど、部門横断的なワークフローを構築できます。これにより、情報の一貫性が保たれるだけでなく、進捗の追跡や各工程の最適化が可能となります。

実際に、米国の大手銀行 JPMorgan Chase では、複雑で時間のかかる融資申請にAIを導入しました。その結果、審査時間は19時間から数秒に短縮。顧客に迅速でシームレスな体験を提供し、銀行の運用効率も大幅に向上しました。

今日から始めるための、業務プロセスへのAI導入・3ステップロードマップ

企業がAIの導入を始めるにあたって、専門的な技術チームや高度なITインフラを保有している必要はありません。明確なロードマップに従えば、会議の効率向上や業務プロセスの最適化、時間の節約といった形で、AIを効果的に活用することが可能です。

ここでは、AI導入をスムーズにスタートさせるための3つの基本ステップをご紹介します。

ステップ1：業務プロセスの「ボトルネック」を特定する

AIを活用する前に、まずは自社の業務プロセスにおけるパフォーマンスを低下させているボトルネックを正確に特定する必要があります。すべての部署に一斉にAIを導入しても、即効性のある効果が得られるとは限りません。むしろ、必要な場所に、適切なタイミングでAIを導入することが、社内の抵抗感を抑えながら投資効果を最大化する鍵となります。

ボトルネックを明らかにするために、以下のような問いを検討する必要があります。

・どの業務が、従業員の時間を最も多く占めているか

・どの作業工程で、エラーが頻発したり、繰り返し作業が発生しているか

・情報の停滞が起きている箇所はどこか？ 特に、どの部門間で問題が生じているか

こうした「ボトルネック」の部分を可視化することが、誤った方向への投資を避ける第一歩であり、AI導入の初期フェーズにおいて最も重要な作業となります。限られたリソースを、本当に解決すべき課題に集中させることで、AIの効果を最大限に引き出すことができます。

ステップ2：適切なAIプラットフォームを選定する

業務プロセスのボトルネックを明確にした後は、それを的確に解決できるAIプラットフォームを選定するフェーズに進みます。この際、重要なのは問題解決力だけでなく、自社の既存システムと円滑に連携できる柔軟性を備えていることです。

以下に、代表的なAIプラットフォームと、それらを選定する際に重視すべきポイントをご紹介します。

• AIミーティングアシスタント

AIミーティングアシスタントを導入する際は、自社が現在利用しているオンライン会議ツールに適したプラットフォームを選定することが重要です。

代表的なAIミーティングアシスタントとしては、以下のようなツールが挙げられます。

また、業務プロセスにAIを導入に際しては、データセキュリティは切り離せない重要な要素です。近年、会議内容には戦略的な情報が多く含まれるようになり、プライバシー保護やデータ管理の厳格化が強く求められています。

こうした課題に対応するため、Miichisoftはユーザーインフラ上で導入可能なAI議事録アシスタントを開発しました。議事録の記録、要約、分析の全プロセスをローカル環境で完結させることで、外部へのデータ漏洩リスクを徹底的に排除しています。また、本ツールは最大90％の精度で内容を自動処理し、手書きメモの負担を軽減。会議の生産性向上に大きく貢献します。

安全かつ高性能なAIソリューションをお探しの企業様は、ぜひMiichisoftにご相談ください。無料トライアルや専門的な導入支援をご用意し、導入前の効果検証も安心して行っていただけます。

• ローコード／ノーコードAI

ローコード／ノーコードAIプラットフォームは、非エンジニアでも独自のAIアプリケーションを構築できるように設計されています。

ただし、導入にあたっては、業務ごとのニーズや社内システムに柔軟に対応できる、拡張性やカスタマイズ性が備わっているかが重要です。

以下に、現在市場で人気のあるプラットフォームを比較してみましょう。

参考記事：ノーコードで数時間以内にAIアプリを作成する方法

• AIワークフロー

AIワークフローは業務プロセスの最適化や、分散したデータソースをシームレスに接続する役割を担うため、社内システムとの統合性が非常に重要な選定基準となります。

以下は、高い統合性と実用性で人気を集めている代表的なソリューションです。

参考記事：AIワークフローの台頭：企業自動化における次なる革命

ステップ3：試験導入と最適化

企業は、AIをいきなり全社導入するのではなく、段階的かつ戦略的に進めることが重要です。一度に大規模展開すると、社内での抵抗感が高まり、効果検証も難しくなります。

・まずは、マーケティング部門、人事部門、総務部門といった効果が見えやすい部署で小規模にAIを導入することを開始しましょう。

・また、「毎週の工数削減時間」、「社員満足度の向上率」、「新ツールのチーム内利用率」といった明確なKPIを事前に設定し、効果を可視化することが重要です。一定の成果が確認できた後、他の部門への展開を進めていくことで、リスクを抑えながらAI導入を成功させることができます。

AI導入でお困りの企業様へ──Miichisoftが最適なパートナーとなります

企業がAIを導入する際、「どこから始めればいいのか」「AIを導入したけれど、もううまくいかない」といった課題に直面することが少なくありません。そんな時こそ、信頼できる技術パートナーの選定が重要な戦略的ステップとなります。豊富な経験を持つパートナー企業は、単なる技術支援にとどまらず、企業ごとの優先課題や最適な導入ロードマップを一緒に策定し、スムーズなAI活用を実現します。

Miichisoftは、7年以上の開発実績と200件以上の成功プロジェクトを誇り、AIシステム開発・統合において日本企業から高い信頼を得ています。当社は、業務プロセスの現状分析から、最適なツール選定、導入、運用改善まで、企業ごとの課題に合わせた伴走型サポートを提供しています。

業務プロセスへのAI導入によって、企業の飛躍的な成長を実現したいとお考えなら、Miichisoftがそのパートナーになります。

まとめ

AIは、現代企業における時間最適化を実現するための実践的なソリューションです。タスクの自動化、会議の効率化、業務フローのシームレスな接続など、柔軟な活用が可能です。これにより、企業は時間やコストを削減しながら、業務全体のパフォーマンスを持続的かつ包括的に向上させることができます。

毎月何千時間もの工数を無駄にし続けるのは、もうやめましょう。

Miichisoftと共に、業務プロセスへのAI導入の第一歩を踏み出しましょう！