提案依頼書（RFP）は、あらゆるビジネスのプレイブックに掲載される文書であるべきです。RFPは、請負業者を見つけ、選択するプロセスを最初から明確かつ容易にするものです。
多忙なビジネスオーナーやマーケティングマネージャーなど、自社ブランドの業務をアウトソーシングするプロフェッショナルにとって、RFPの書き方を知っておくことは、長期的に時間やお金、リソースを節約するために欠かせません。
このガイドでは、RFPに含めるべき内容や作成方法、RFPの例、RPFのテンプレートなどを紹介します。さっそく始めましょう。
1. RFPを使用する理由
提案依頼書とは、ある企業が1つ（または複数）の外注プロジェクトに対して複数の入札を求める際に作成する文書です。
例えば、あなたがカー用品メーカーで、新しいボディショップのオープンを宣伝する新しい広告キャンペーンの入札をいくつか受けようと考えているとしましょう。この仕事を請け負うために入札している業者やデジタルマーケティング会社には、以下のことを確認しておきたい：
- プロジェクトの範囲
- ご予算はおいくらですか？
- あなたの期限は何ですか
- 仕事を難しくしたり、手間をかけたりするような障害となる可能性のあるもの
理論上、多くの質問や代理店候補に対応することになるため、プロジェクトの重要な要素を記録した文書があれば、最終的に時間と費用の節約になります。
RFPは入札プロセスを合理化し、自動化するので、キャンペーンの他の側面にエネルギーを集中させることができます。
2. RFPの7大要素
プロジェクトやビジネスがそれぞれ異なるため、すべての提案依頼書が次の提案依頼書とは少し異なるのは事実ですが、契約合意の両側で生活を楽にするために、いくつかの要素がRFPにほぼ必ず含まれています。
ここでは、自社のRFPに追加することを強く検討したい事項をいくつか紹介します。
2.1. はじめに
紹介文は、提案依頼書の中で、契約希望者や代理店があなたのビジネスについて最初に目にするものです。最初のページで最も重要な位置を占めているはずです。
創業者、役員、幹部、ミッション・ステートメント、事業内容、創業年数、その他、ブランドや製品について知っておく必要があると思われることは、このスペースで説明することができます。このスペースでは、プロジェクトの詳細について説明することはできませんが、それはもう少し後になります。
2.2. プロジェクトの作業範囲
このスペースでは、プロジェクトについてできる限り詳細に説明します。プロジェクトにおけるミクロとマクロの目標をすべて箇条書きにする。受賞企業への期待について詳しく説明します。
カー用品店を例にとると、「受賞企業は、中規模な自動車関連企業向けのデジタル広告キャンペーンで10年の経験を持つだろう」というようなことを書きます。
提案依頼書のこのセクションでできる限り詳細に説明することで、このプロジェクトの基本的な資格を満たしていない業者を排除することができます。また、資格のある業者があなたのニーズに合った提案書を作成するのにも役立ちます。
2.3. 締切日と重要提出物
どのような契約においても、最も重要な要素のひとつが納期です。厳しい納期がある場合は、提案依頼書の中でその旨を強調するようにします。また、入札業者が注意すべき追加の提出日がある場合は、その旨を記載する場所です。
そうすることで、あなたのタイムライン中に他の主要な、競合するプロジェクトを持っている（あなたのニーズを満たすことが不可能になる）請負業者を排除することができます。
2.4. 入札選択タイムライン
このセクションは、入札者への礼儀だと考えてください。入札者は、入札に多くの思いを込めていることが多い。そのため、入札を行う時期や連絡方法について、入札業者に伝えておく必要があります。
これは、あなたのビジネスと請負業者の両方が、複数のプロジェクトのために複数の入札をこなすのにも役立ちます。また、提案依頼書に記載されている選定日を、あなた側の関係者全員が知っていることを確認し、うっかり見落としてしまわないようにしましょう。
2.5. 選定基準
提案依頼書のこの部分は、2つのことを達成するのに役立ちます：
入札者に、入札要件（真剣に検討されるために入札者が提案書に含める必要のある要素）をすべて認識させる。
選考過程で検討するビジネスに関するすべての基準を契約者に周知させること
この2種類の基準を組み合わせる場合は、RFPの中で明確に定義してください。提案基準と事業者選定基準、それぞれに特化したサブセクションを設けて、入札者に知らせましょう。
2.6. 予算
コントラクターは、必要な資金的な裏付けがない契約のために提案書を提出することが時間の無駄かどうかを判断するために、あなたがどのような予算で仕事をしているのかを知る必要があります。
もし、このセクションで予算を詳細に説明したいのであれば、それはそれで結構なことです。そうでない場合は、請負業者に余裕のある金額を伝えるだけで、適切な入札を行うことができる場合がほとんどです。
2.7. 懸念と考えられる障害
すべてのプロジェクトには課題がつきものです。このページでは、潜在的な障害をすべて説明し、請負業者候補が最初からそれを認識できるようにします。
例えば、「当選したコントラクターは、このプロジェクトの主要なステークホルダーが○月から○月まで休暇を取ることを承知しておくこと。当選したコントラクターは、プロジェクトの途中で新たな連絡窓口を設置することを希望します。”といった具合です。
コントラクターによっては、独自の社内業務手順を持っており、ある種の障害が発生した場合に、あなたと一緒に仕事をすることができなくなる可能性があります。このようなコントラクターを選定プロセスから排除することで、あなたとコントラクター双方にとって生活がしやすくなります。
3. RFPチェックリスト
提案依頼書のテンプレートを作成したら、業者に送付する前に、すべての必須項目が含まれていることを確認する必要があります。
あらゆる業界のあらゆるRFP要素をカバーする定型チェックリストを作成することは不可能ですが、以下に最も一般的なもののチェックリストを示します。
- ビジネス連絡先（契約者があなたと連絡を取る方法）
- 連絡先（契約者側で具体的に誰がプロジェクトを運営するか）
- はじめに
- プロジェクトの範囲（すべての細かいタスクを含む）
- プロジェクトの期限
- 提案書の提出期限
- 選考基準
- 予算
- 懸念事項や障害となるもの
- 契約者に感謝の気持ちを伝える小さなコーナー（必要ではないが、いいアクセントになる。）
4. 最終に
あなたのビジネスがその目標を達成するのを助けるために良い請負業者を選ぶことは、成功したブランドを運営するための重要な部分です. 提案依頼書の助けを借りずに、1 つのビジネス クォーター中に多数の入札のバランスをとろうとするのは、神経質になり、時間がかかる場合があります。
RFP は、RFP を作成し、それらの入札の配布と結果を管理するための時間とリソースがある企業に最適です。 幸いなことに、多くの企業がプロフェッショナルな RFP ドキュメントをオンラインおよび社内で作成できます。
どのルートを選択しても、詳細な RFP テンプレートを次のプロジェクトに向けて準備しておくことで、多くのストレスを解消し、ビジネスの他の重要な部分に取り掛かることができます。
