提案依頼書を効率的に作成する方法を理解することは、ビジネスを成長させ、プロジェクトを効率化するために不可欠な要素です。提案依頼書の書き方について詳しく知りたい方は、こちらで詳細をご確認ください。
目次
1. RFP (提案依頼書) とは
RFP (提案依頼書) とは、基本的に企業（または政府）がプロジェクトを開始することを告知するものです。この発表の目的は、入札してほしいプロジェクトがあることを業者に知らせることです。複数の業者から入札を募ることで、ビジネスのコストを削減し、その仕事に適した業者を見つけることができます。
また、早い段階で業者から入札を受けることは、プロジェクトを予定通りに開始するために重要な要素です。
2. 10ステップでわかるRFP書き方を説明
RFPに含まれるすべての要素を理解したら、最初のドラフトを作成する準備が整いました！以下のステップでは、RFPを一から作成する方法を説明します。
① ニーズの把握
成功するRFPプロセスは、RFPドラフトが書かれるはるか以前から始まっています。企業は、RFPに必要な詳細を収集するために、事前に多くの情報を準備する必要があります。
この準備には、プロジェクトの目標、予算、スケジュール、その他の制約や希望について議論することが含まれます。RFPに追加されるすべての情報が正確であるように、すべての意思決定者と利害関係者は、これらの議論に参加する必要があります。
② 背景情報の提供
潜在的なベンダーに会社の歴史を知ってもらうために、背景情報を提供することが重要です。背景情報には、関連する過去のプロジェクトが含まれます。 また、なぜ現在のプロジェクトに情熱を注いでいるのか、どのような成功指標を達成したいのか、その他ベンダーが知っておいた方が良いと思う点を書いておくと良いでしょう。
適切な背景情報を提供しない場合、企業の目標についてベンダーに誤解を与え、将来的に誤解を招く可能性があります。
③ プロジェクトの概要を作成
RFPの中で最も重要なのは、プロジェクトの説明文です。第一印象で、主な目標を達成できるベンダーの興味を引くか、自分に合わないとわかっているベンダーの意欲をそぐことになります。
プロジェクト概要では、全体像を説明する必要があります。何が問題なのか？どのようなマイルストーンを達成しようとしているのか？タイムラインはどのようなものか？これによって、ベンダーは、あなたが何を求めているのか、なぜ求めているのか、大まかに知ることができます。
④ プロジェクト目標の概要
一般的な説明を作成したら、プロジェクトの範囲と、全体を通してどのような正確なサービスが必要なのかについて、より詳細に説明することができます。RFPのこの領域に関しては、少ないことは少なく、多いことは十分ではありません。
プロジェクトの目標やニーズは、できる限り具体的に書きましょう。そうすることで、ベンダーがそのサービスにどれだけ適しているかを判断しやすくなります。
例えば、概要に「プロジェクトは3ヶ月で完了すること」と記載したとします。この詳細なエリアでは、プロセスの各週で達成されることを望む内容を具体的に説明するのがよいでしょう。
⑤ 明確な予算を提示
広範で正直な予算情報を提供することで、プロジェクトに適したベンダーを引き付け続けることができます。予算が不明な場合や、まだ議論の余地がある場合は、ベンダーにその旨を伝えましょう。プロジェクトにかかる費用について、意見を聞くことも可能です。
⑥ 潜在的な懸念を表明
何を実現したいかを説明することも重要ですが、予想される問題点を挙げておくことも重要です。
もちろん、物事は起こるもので、すべてを予測できるわけではありません。しかし、もしあなたが知っている懸案事項があるのなら、ベンダーが何を期待すればよいかを知るために、必ず詳細を説明してください。そうしないと、プロジェクト中にさらに大きな障害が発生し、ベンダーの不満が募ってしまうかもしれません。
⑦ ベンダーが必要とする情報を見極
回答者に具体的な成果物がある場合は、必ず追加してください！その中には、ワークポートフォリオ、ケーススタディ、過去のクライアントからの紹介などが含まれる場合があります。また、ベンダーがどのような計画でプロジェクトに取り組むのか、大まかなワークフローの計画を要求することもできます。
また、RFPの回答をどのように受け取りたいかを正確に説明することも必要です。回答書の送付先や、ベンダーが使用するフォーマットも含めてです。回答が必要な時期をベンダーが把握できるように、期日を設定することも重要です。
⑧ 連絡先を記載
RFP文書は、ベンダーが応答しなければ、有益なものではありません。RFPに関して質問や懸念がある場合、ベンダー候補が連絡できるように、電子メールや電話番号などの連絡先をすべて記載してください。
連絡先は、プロジェクトマネージャーか、プロジェクトを監督する人物のものであるべきです。
⑨ 評価基準を提供
多くの企業は、RFPに評価基準を含めることを検討しないかもしれません。これはおそらく、チームが合意するのが最も難しい部分であるためでしょう。
特定の資格を持つベンダーを探しているのでしょうか？複雑なプロジェクトをマルチタスクでこなせるサービスプロバイダーを探しているのでしょうか？
ベンダーの選定方法を正確に伝えることで、その基準を満たせるかどうかの判断材料になります。そうすることで、提出された応募書類をより良いものにすることができるのです。
⑩ 質問
RFPの中に、プロジェクトに関するあらゆる質問を盛り込むことは有益です。ベンダーは、このプロジェクトにどれくらいの費用がかかると考えているのだろうか？6カ月ではなく、4カ月ですべてを完了できるかどうか知りたい？このような疑問は、RFPの中で前もって質問しておきましょう。あなたが必要とするすべての答えを持っている完璧なベンダーを見つけることができるかもしれません。
3. RFPを作成するべきか？
RFPを作成することが、あなたやあなたのビジネスにとって正しいことなのかどうか、疑問に思われるかもしれません。
すべてのプロジェクトにRFPが必要なわけではありませんが、成功させるためには依頼を出す必要があるプロジェクトもあります。このようなプロジェクトは、複雑で、完成させるために一定のスキルが必要です。このプロセスは、ベンダーの絞り込みと客観的な比較に役立ちます。
RFPは、適切なベンダーが強力な提案書を作成する機会を企業に提供します。どんなことでもそうですが、RFPプロセスを経ることには長所と短所があります。
企業は、これらの長所と短所を念頭に置きながら、自社のプロジェクトでRFPを作成するかどうかを決定する必要があります。
参考:
4. まとめ
RFPが優れていればいるほど、サプライヤーはより良い提案をあなたに送ることができます。覚えておいていただきたいのは、もしあなたが欲しいものを説明できないのであれば、サプライヤーはあなたに受け入れられるような方法でソリューションを説明できない可能性が高いということです。
明確で簡潔な要件、スケジュール、期待値、評価基準などを事前に提示することで、最も効果的な対応が可能になります（適切なサプライヤーに依頼した場合を想定しています）。
そのため、RFPが明確で簡潔であり、お客様のニーズに関する重要な詳細を捉えていることを確認し、お客様のプロジェクトに最適なパートナーを見つけるのに役立てることが重要です。
